观往知来:深度剖析OA的过去、现在与未来

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随着OA软件的普及和在企业中的应用,很多不懂OA的人会问OA是什么意思?小编在这里给大家详细介绍一下OA:

观往知来:深度剖析OA的过去、现在与未来

OA其实是协同管理平台软件,他的核心问题是如何提高日常办公效率。我们日常工作的所有内容都可以归如OA处理的范畴,如文字处理、文件撰写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售、库存管理、生产计划、器材需求、技术管理、质量管理、成本、财务计算、劳资、人事管理……

我们发现OA承载过多,那么办公自动化应该包含什么内容?

广义讲,对于提高对于提高我们日常工作效率的软硬件系统,包括打印机、复印机以及办公软件都可以成为OA系统。

狭义讲,OA系统是处理公司内部的事务性工作,辅助管理,提高办公效率和管理手段的系统。

协同管理平台软件(OA)软件就是采用Internet技术,以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口,使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为组织的管理和决策提供科学的依据。

在基础OA的应用上,可供企事业机构自行灵活定义符合自身需求的管理工作流程、知识目录架构、信息门户框架,以更便捷、更简单、更灵活、更开放的满足日常OA办公需求。

在协同OA的应用基础智商,以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理包括客户资源的管理等,最主要的三个方面就是实现信息的协同、业务的协同和资源的协同,组织的各种资源包括人、财、物、信息和流程组成了组织运作的基本要素,协同管理将这些资源整合在统一的平台上。

总之,协同管理OA的本质就是打破资源(人、财、物、信息和流程等)之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作,通过对各种资源的最大开发、利用和增值以充分达成共同的目标。至关重要的核心四要素就是帮助组织的管理制度落实、知识经验的分享、统一信息化的信息聚合和推送、内部协作沟通的多样化和一致性。

观往知来:深度剖析OA的过去、现在与未来

先说OA的由来:

基本界定OA概念之后,我们再来回顾下OA系统在我国的发展脉络:

1.中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响,政府对企业的管理除了依靠法律法规之外,还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候,也经常需要向主管的政府部门请示汇报。

2.随着企业的介入,OA软件也有一定的发展,加入了很多企业的特性。OA现在强调的知识管理,强调了业务流程的整合,但是效果并不是很理想。主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。

OA发展经历了四个阶段:从PU机加上个人办公软件实现的文字处理是第一阶段,这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初,主要是实现文字处理,就是单机的OA;第二阶段是局域网难过的出现,局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享,这个阶段应该是在90年代;第三阶段是在21世纪初期,这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四阶段,即协同办公门户,这个阶段的特点是OA系统为整个组织内部信息化的入口,相对于外部门户,于组织内各个业务系统进行集成,数据集中展现。

OA的现在:

观往知来:深度剖析OA的过去、现在与未来

当我们的目光一开办公自动化系统,我们就会发现,在企业除了OA系统之外,还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式建设,他们之间很少能够紧密协调起来。目前中国具有信息系统的组织绝大部分是这种情况。目前中国的组织对OA的需求主要体现在以下几个方面:

1.基于组织的,这是第一点的首要需求

在现代经济和知识人才越来越丰富的的社会环境下,组织要持续健康发展,在管理的角度上需从对各种物质资源为中心的管理转变为以组织人员为中心的管理轨道上来。充分调动组织人员的积极性和主观能动性,发挥人才优势。

2.完全基于Web的,这是第二点需求

从目前用户的使用技能和接受程度以及系统维护成本考虑,Web界面最容易被接受,且随着移动网络的建设越来越完整和先进,随地办公、随时办公的办公要求越来越普遍。

3.基于流程的,这是第三点要求

对于流程,熟悉OA系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合阶级层结构的、效率低下的流程。对于如何优化流程,如果我们囿于原有的思维模式和知识领域,我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。

4.基于知识的,这是第四点需求

进入知识经济时代,我们人人都是知识工作者,要求办公自动化系统必须具有知识内涵,或者说是基于知识,提供知识管理所需的最基本的IT工具、知识储存库和知识交流场所,在更高级的意义上提供基于知识的岗位要求和评估体系。

5.基于信息集成,这是第五点需求

目前互联网信息爆炸性的增长以及组织内部信息共享充分打开后,又必然带来另一个问题就是信息的有效组织、利用和推送。另外从集成技术方面来讲,必须采用人人支持的Web标准如HTML,JavaScript。Activex,IIOP,DHTML,XML,JAVA等才能在一个界面容纳,否则的话,技术难度就会导致集成不可能实现。

OA的未来:

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针对“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”,协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同。协同管理理念主要体现为三大基本思想,即“信息网状思想”、“业务关联思想”和“随需而应思想”。

  1. “信息网状思想”

组织中的各种信息都是存在着联系的,如费用的报销,这笔费用是什么时间花的,为哪个项目花的等等这些都是与报销单有关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中,审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案,它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张“信息网“,每个信息节点之间依靠某种,或某几种业务逻辑关系进行关联,访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。管理的一个很重要方面就是对真实的、全局信息的了解,而协同管理无疑提供了这样的可能性。

  1. “业务关联思想”

一个形象的比喻,现代组织就像一台不停运转着的精密机器,组织的各个业务环节就像是机器上的各个部件,任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。从表面上来看,组织的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责,事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系,更为重要的是他们都必须为组织的共同目标而运作。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其他业务环节进行统筹管理,因而组织就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。而协同OA平台则可以对这些环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理,任何一个业务环节的动作都可以轻松“启动”其他关联业务的运作,并对相关信息进行及时更新,从而实现业务之间的平滑链接。

  1. “随需而应思想”

 组织的各种资源,包括人、财、物、信息和流程组成了组织运作的基本要素。协同管理将这些资源整合在统一的平台上,并通过网状信息和关联业务的协同环境将他们紧密地联系在一起。然而要进一步实现对这些资源的协调和优化,很重要的一点就是这些资源能够随着组织组织的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作,为这个目标或事务“各司其能“并发挥最大的价值。换言之,即各种资源能够随组织的需要而及时响应并突破各种障碍实现一致性协作。协同管理的本质就是打破资源之间的各种壁垒和边界,使它们为共同的目标而进行协调的运作,通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。

 

 

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