OA协同办公系统的实施方法论,企业CIO的必备技能

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基础架构OA协同办公系统基于分层、标准和构件等进行架构,OA协同办公系统以领先的四层技术架构,遵循J2EE标准、SOA标准、WFMC标准、W3C xForm标准、JSR168、WSRP等标准,OA协同办公系统部署了大量构件、采用JAVA语言编写、以多维门户形式展现,OA办公平台支持各种部署模式、各种操作系统、各种数据库和中间件,并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系,从而支持未来的扩展空间。因J2EE的开放性,OA协同办公系统支持各种服务器、操作系统、数据库、中间件和应用软件。

OA协同办公系统采用标准J2EE结构,由Java语言开发,系统配置由XML技术完成;数据库采用关系型数据库和非关系型数据库分离的技术,同时OA协同办公系统支持多种关系数据库,系统通过JDBC服务连接数据库,并使用连接池提高系统性能;通信协议采用HTTP、TCP/IP。

对于OA协同办公系统在企业中的应用,实施也是极为关键的,下面给大家整理了OA协同办公系统的实施方法论。

一、团队建设

工欲善其事必先利其器,OA协同办公系统项目实施的利器就是实施团队的建设。首先项目经理的人选要求是具备一定软件技术的、更强调非技术方面的顾问咨询、项目管理的综合素质很强的人才。有效控制项目质量、项目进度、带领团队成功完成项目实施,而不是合同签订下来,派个会用产品的低端技术员去装好产品就了事了。 以项目经理为中心,搭建领导小组、项目办公室、应用小组、技术小组、咨询小组,形成团队,这将是项目推进和成功的基础。

项目团队从软件应用的角度,帮助客户的实现管理落地。项目经理总在想方设法使客户的OA协同办公系统发挥效益,而不是只要验收付款就万事大吉。同一个软件交给不同的企业去用,他们的应用效果绝不一样。项目经理的一个重要任务就是结合客户的实际业务情况,指导客户将已有功能用的炉火纯青,使普通用户能得到满足需求的、美观的、易用的、有创意的、灵活的、变通的功能应用,从而帮助客户实现系统应用效果最大化。

二、完善工具

OA协同办公系统的实施是一个复杂的系统工程,因为一方面OA系统的实施是全员的,涉及面很广,一方面OA系统的实施涉及到众多业务系统的集成,是跨系统的,另一方面OA协同办公系统的实施周期较长,不是三五天可以解决问题,因此,若要全面提高项目的实施效率,必须借助于先进的工具。

在OA协同办公系统的实施过程中,首先采用项目管理软件,对OA系统的整个项目进行阶段划分、人员分工、任务分解、文档共享、过程协作和资源调度,并且通过OA系统双系统运作的方式,为客户提供更快的融入和学习支撑,在实施过程中,还提供了专家支持系统对项目中的问题处理进行专家诊断和问题排除,同时,实施过程中,提供了各种专业的电子工具,帮助对过程进行质量控制,这些都将大大提高实施的效率。

三、实施管理

所谓标准化实施管理方案,是通过项目管理理论的支撑,对项目过程进行标准化的质量控制,作为ISO9000质量管理体系认证的老牌OA厂商,一般情况下,都会严格都参照成熟的项目管理体系,对项目进程进行全过程管控,将项目划分成7个关键阶段,每个阶段拆分成5-8条核心任务,每项目任务责任到人、设定完成和交付标准,并且通过过程文档的交付和检查,对项目进行多维度质量管控,从而保证最终的上线会是可靠的、可用的、可交付的,从而大大提高了用户的满意度。

前面谈到的实施方法是基础的,也是实施前必备的条件,对于一个组织来看,最关键的还是要考虑如何能落实执行,如何能逐步让这些效果整整产生价值和效益,我们总结出了关键的两个落地实施方法,即原型逼近法和循序渐进法。

OA协同办公系统的实施方法论,企业CIO的必备技能

一、原型逼近法

在实施一套OA协同办公系统的过程中,其本身具备一个特点,越实施越推广越会发现用户获取的价值和效益会越来越多。但为了能达到预期的效果,我们需要不断地去完善运行,直至达到第一次预期的效果,这种方法论就称为“原型逼近法”。

为什么要采用这种实施方法论?从目前组织对OA的认知方面,我们总结归纳出OA的应用具有的一些明显特点:

  1. OA的应用范围前期可大可小,需要根据组织内部本身的特性和气氛有不同的应用;
  2. OA的用户范围也可大可小,一些见效容易明显也先行一步;
  3. 同一个组织体系内,不同人员对信息化系统的认知水平层次有比较大的区别;
  4. 针对不同的人员,OA可使用也可有所针对性;
  5. 前期组织整体对OA本身的期望值也会各有所不同,以及由于没有切身在自己组织内真实运行,无法在一开始就能很快预知其成效如何。

二、循序渐进法

由于组织本身的业务工作和内部结构会不断的发生变化以及本身对OA的依赖度和效果越来越强的情况下,用户方在前期可能会先选择一些简单并容易见效的应用上线,后期再不断完善,也就是我们现在所说的“循序渐进法”。

那我们如何能够判断评测目前的应用情况如何呢?这方面一般可采用两种模式:一是定期由供应商来现场检测和评估并提供进一步改善的建议;二是获取相关的自行评测模型。根据这种模型定期进行自评估,一般原则包括:

  1. 建立一定周期的自评估,例如一个季度一次、或半年一次、或一年一次,一般最长一年为好;
  2. 让不同的部门和使用者来参与,由于不同部门的需求点有所差异,所以要兼顾多方面的使用用户需求。
  3. 自测项目定期更新:当前期制定的评测项目基本上都达到后,可再次强调整、提升、或细化评估项目。
  4. 同类客户使用经验借鉴:除了让供应商提供这方面的建议之外,还可以定期与其他同类的客户进行交流,得到一些比较可执行的评测项目。
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