企业使用协同OA系统失败的常见原因分析

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首先协同OA系统实施上线时,大家就会有本位的思想在左右着日常实施工作的开展:

1.认为OA项目一上马就可以见效

首先这点在所有的管理软件推广中都是不会存在的,而对OA这种柔性的管理软件来看就更加不会在短时间内产生非常明显的效果,我们需要一点一点来积累。

2.认为OA可完全代替传统工作操作

我们从OA即办公自动化的表面意思来看,很多企业的员工会本然的以为使用了OA管理系统之后,那么以前的纸质模式就可以抛弃掉了。当然也要考虑到实际情况,例如在日常的费用报销中,在内部全部采用电子式的报销单是没有问题的,但是这些费用单据在地方的财务法规中还是需要看到实际的纸质,所以从这一方面或类似的情况,我们有部分的工作还是纸质模式来办公处理。

企业使用协同OA系统失败的常见原因分析

3.认为OA协同办公系统只是IT类部门的事情

在国内很多企业中,IT类部门本身具备的资源和内部推进号召力还是比较低的,在这种背景下,没有相应的业务职能部门有效支持和配合,所有的管理软件项目都会失败,这是因为一套软件系统是会跟每个部门相关联。

4.认为可以把所有的流程电子化,求全求大,包括不成熟的流程也硬搬到OA平台

产生这种风险的主要原因可能会有两方面影响造成,一方面是对自身的需求主次定义不明确,以及对内部的实际情况不了解,另外就是由于外界的影响和干扰,包括一些厂商的误导,例如从外界了解到同行的一些企业目前应用的范围很广,那么自己也可以马上做成同样的效果,实际上以往没有切身的经历,很难一下子知晓对方从一开始推广到目前取得的效果中间所耗费的时间和精力。

5.认为OA项目可以在短时间内一步到位

当然我们希望在短时间内完成,但并不代表企业OA项目就可以在很短的时间全部一步到位的。我们需要根据自身的实际情况制定相应的实施计划,在什么时间点、什么阶段该安排哪些具体事项进行,需要哪些人员来完成。并结合需求的分析制定相应的步骤,一步步来推出相应的实施成果。

同时,也忽略了OA项目中存在的风险,在实施推广过程中没有加以控制和改进,如:

1.领导不重视

2.项目目标太大

3.项目人员不熟悉公司制度流程

4.项目人员变动

5.需求不断变更

6.不改变办公习惯

7.项目前热后冷

前期的实施并不代表OA项目就完成了,在OA系统持续推广中也会存在相应的风险,若没有加以控制和改进,也会导致OA系统所希望取得的效果越来越低,甚至看不到可以带来的价值,从而导致系统已将构建好了,却没有人员使用,成为一套空中楼阁的摆设罢了。

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