企业OA系统选型误区:OA就是传统的公文管理和综合办公工具

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通过企业OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多组织单位在选择OA系统软件的过程中容易陷人各种各样的误区,许多企业对OA系统的认识还停留在二三十年前,认为企业OA系统就是传统的公文管理和综合办公工具,事实真的是这样吗?

的确,OA的起源就是在中国,即是从政府单位的任命通知等类型的文件下发开始,具有中国的一些持色。但就此认为OA平台系统就是公文管理,即只为传统的政府办公自动化,或者认为只是基本的内部论坛、消息沟通、会议管理,车辆管理,内部邮件收发等这个看法是不准确的。

企业OA系统选型误区:OA就是传统的公文管理和综合办公工具

首先对于一些企业机构来看,政府的这套公文管理其实很多都已经不适用了,他们最关注的还是如何理顺内部的运营管理流程、如何沉淀运营过程中的经验知识、如何快速的跨区域的便捷沟通,所以协同OA系统对于企业机构来说是能够偏向于有力支撑业务发展的平台。

其实对于目前也在不断发展的政府或事业单位,也需要与民众进行快速的事务处理和沟通,在这种情况下OA一方面需要简化内部的审批流程,另外一方面需要与对外的电子政务窗口互通。

办公不应该自动化,而且也不可能自动化,现在的办公已经不再是简单的文件处理,不再是行政事务,其目的是达到一个企业或者单位的某个最终目标,而为了达到这个目标不是靠自动化的手段就能够保证的,更多的是靠一些管理的思想和方法。

在办公管理中,工作人员之间最基本的联系是沟通(Communication)、协调(Cooperation)和控制(Control),即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础,无论是日常的事务处理,还是一个决策过程,往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持,沟通就能够实现工作人员之间的交流,使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突解决,尤其是多个部门、多个工作人员参与和决策的工作,协调就犹为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系,是一个决策能够贯彻落实的保证。在传统的办公自动化思想中,要完成一项具体的工作,必须知道这项工作的全部流程(工作步骤),然后用信息技术把办公过程电子化、数字化。而按新的想法,办公仅仅需要计算机在沟通、协调和控制这三个环节上提供辅助手段。

办公实际上是一个管理的过程,管理的核心是人而不是计算机,所以真正提高办公效率不能完全依靠自动化,而是应该提高人的主观能动性。

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