企业实施办公系统OA可能存在哪些问题?

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办公自动化不同于简单的自动化设备,各种办公自动化软件的成功应用,需要多方面的支持。目前困扰办公系统OA软件的应用主要有如下一些问题:

企业实施办公系统OA可能存在哪些问题?

  1. 系统的安全难以令人满意

自从第一台计算机诞生以来,安全就成了阻碍计算机应用的一个重要因素,尤其是在网络时代,Internet的深入同时也意味着外部窥探的到来,对于办公系统,由于传输、处理、存储的信息具有很高的价值和保密性,将成为黑客和计算机病毒攻击的目标,直接与Internet相连的办公系统的信息安全难以保障。为保证网络系统的安全,一般单位采用的安全措施主要有:

(1)直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制,对用户的权限控制和管理;

(2)在网络内的桌面工作站上安全防病毒软件;

(3)在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备;

(4)对重要信息的传输采用密技术。

对于处理秘密、机密甚至绝密信息的办公系统而言,这些安全措施远远不足,系统还很容易遭到黑客和病毒的入侵,传输的数据也可能被截取、篡改,因此,多数的办公系统需要建立自己独立的内部网络系统(Intranet),并在物理上与外部网络世界隔离。

  1. 与办公自动化(OA系统)相适应的规章制度不健全

OA系统不同与一般的管理软件,它处理的电子化公文存在法律效力的问题,目前国内尚无这方面的立法作出适当的规定。同时,OA办公系统也需要建立和完善各种规章制度,保证办公系统的正确运行,使工作人员能接受和使用软件。在运用协同OA软件的管理过程中,必须有一种制度对人为的方式进行管理。如果有关的人员不把数据录入进去,或者录入的数据不正确,那么运用什么软件也没有办法。

企业实施办公系统OA可能存在哪些问题?

  1. 办公OA自动化与手工操作的矛盾

办公过程中引入企业OA系统,必然会对现行的体制产生影响,尤其是现行的手工公文处理方式已经运行几十年了,有一套完善的制度和行之有效的方法,机关工作人员也习惯了这种公文处理模式,要一下子改变原有的工作方式和习惯,应用OA进行公文处理,确实会在一部分领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪,妨碍OA办公管理系统软件的应用。因此,做好宣传工作,转变观念,统一认识,是推行OA办公平台的必要条件。

  1. 需要领导的重视和工作人员的支持

在目前形式下,应当对机关和企业办公自动化负全责的CIO(信息中心主任)还没有真正获得应有的权力和信任,既要面对单位“一把手”的直接指导,又要面临基层部门来自传统的阻力,因此,办公系统OA的实施必须取得领导的重视和支持,否则,采取“用得好就用,用得不好就算了”的态度,那么OA系统永远只能是摆设。

  1. 慎重选择适合自身条件的设备、软件和服务厂商

管理软件都有一个适用性,不同的单位都自己的特殊之处,适用于其他单位不一定就适合自己。因此,在实施企业OA系统之初,先对单位需求进行分析和设计,对各种系统进行咨询和考察,选择与单位条件相适应的体系结构、设备和软件系统,选择能及时提供服务支持的厂商,要从根本上解决服务的保证问题,尽可能使服务本地化,否则越来越高的服务费将成为单位的一个负担。

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