深度解析OA系统平台的项目实施方法论

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前面谈到这么多的一些管理理论、OA系统平台的应用体系和支撑的技术体系,但对于一个组织来看,最关键的还是要考虑如何能落到执行,如何能逐步让这些效果真正在内部产生价值和效益,这里面就离不开一套软件在组织的实施落地的方法了,通过以往很多组织上线协同OA系统平台的观察,我们总结出关键的两个实施方法,即原型逼近法和循序渐进法。

  1. 原型逼近法

这种方法实际上在我们日常生活或学习的过程中也都会存在,例如当我们要手工画一个圆环时,可能不是一开始就能马上画好,有的可能画成了一个很奇怪的形状、有的可能画成一个椭圆、或者其他的形状,然后再逐渐的把不符合的去掉、把符合的留下来,这样慢慢就可以形成一个比较正规的圆形。如图所示一个圆形的形成的大体过程。

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一个圆形逐渐完善成型的大体过程

同样的道理,在实施一套OA系统软件的过程中,其本身具备一个特点,越实施越推广越会发现用户获取到的价值和效益会越来越多。但为了能达到预期的效果,我们需要不断的去完善运行,直至达到第一次预期的效果,这种方法论我们就可以称为“原型逼近法”。如下图:

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软件实施的原型逼近法

那我们为什么要采用“原型逼近法”这种实施方法论,从目前组织对OA的认知方面,我们大体总结归纳出OA的应用具有一些明显性的特点:

  1. OA的应用范围前期可大可小,需要根据组织内部本身的特性和氛围有不同的应用;
  2. OA软件系统的用户范围也可大可小,一些见效容易明显也先行一步;
  3. 同一个组织体系内,不同人员对信息化系统的认知水平层次有比较大的区别;
  4. 针对不同的人员,企业OA系统可使用也可有所针对性;
  5. 前期组织整体对OA本身的期望值也会各有所不同,以及由于没有切身在自己组织内真实运行,无法在一开始就能很快预知其成效如何。

从上图中我们大体能看出原型逼近法的一些阶段过程,简单来看主要分为几个大步骤:

  1. 预期蓝图设计:供应商可根据以往的同类客户实施的经验,给出预期的应用蓝图,让用户能初步了解到OA的一些效果。
  2. 调研访谈:再根据这些蓝图分别与不同部门的用户进行访谈交流,看看哪些应用可以增加、哪些应用符合自己现状并可推行起来的、哪些可直接借鉴过来推行的、哪些可以暂缓的。

III. 原型呈现:根据调研访谈调整蓝图并在系统中实现,让用户根据自身的工作情况切身的体验,并从中看看是否还有不符合或所需调整之处。

一般来讲,原型逼近法主要遵循以上这三个环节,并依次循环进行,一次一次逼近,直至达到符合组织内可完全推行的应用来正式运行。

  1. 循序渐进法

当然,前面我们一般是指在第一期上线时可快速采用的方法,但由于组织本身的业务工作和内部结构也会不断的发生变化、以及本身对OA的依赖度和效果越来越强的情况下,用户方在前期可能会先选择一些简单并容易见效的应用上线,后期再不断的完善,也就是我们现在所说的―循序渐进法‖。采用这种方法也是由于之前谈到的OA的一些特性以及用户方对协同OA管理系统的使用效果来确定,如下图的一个示意图过程,若一开始就需要达到最后一个环节的所有应用效果,对很多用户方都是很难的事情,但若分拆一期一期来进行,只要坚持推进下去,是可以逐渐达到这种效果的。

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软件实施循序渐进阶段示意图

这里我们也会产生一些疑问,那我们如何能够判断评测目前的应用情况如何呢?这方面一般我们也可以采用两种模式,一是定期由供应商来现场检测和评估并提供进一步改善的建议,二是获取相关的自行评测模型,根据这种模型定期的进行自评估,一般原则包括有:

(1) 建立一定周期的自评估,例如一个季度一次、或半年一次、或一年一次,一般最长一年为好;

(2) 让不同的部门和使用者来参与,由于不同部门的需求点有所差异,所以要兼顾多方面的使用用户需求;

(3) 自测项目定期更新:当前期制定的评测项目基本上都达到后,可再次调整、提升、或细化评估项目;

(4) 同类客户使用经验借鉴:除了让供应商提供这方面建议之外,还可以定期与其他同类的客户进行交流,得到一些比较可执行的评测项目。

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OA 软件应用成熟度测试模型

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