OA系统功能在知识文档方面有哪些通用需求?

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无论是企业还是政府机关,都会有大量的文件需要处理,决策者需要依据纷乱的信息做出重要的决定。拥有一套智能化、信息化的OA办公系统,对办公人员和企业决策者来说,工作效率上的提高是显而易见的。对于单位的领导来说,OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据。而通过用户反馈可知,以下内容是企业在选择OA系统时的通用需求。OA系统功能在知识文档方面有哪些通用需求?

知识文档相关需求类

文档、信息发布:文档管理模块无缝集成;可以分别对不同角色、不同目录设置是否可以发布的权限;可以由某一员工查找到他所发布的所有信息和文档;可以按照员工、部门、时间等条件进行文档发布数量的统计;可以对不同目录发布的文档是否需要进行审批进行设置。

文档结构管理:文档类别管理、文档发布、文档查询(能控制文档复制下载);能够灵活、便利的调整知识文档分类体系,调整文档权限、特殊属性等;文档应该有不同的属性。自然属性包括有标题、录入人、录入时间等。特征属性有文档类别、所属项目等;从部门,角色或者群组、人员的角度针对文档管理中的数据库、目录、单篇文档控制读、写、删除和发布的权限;同一目录中,也可以对文档设置安全权限,控制访问范围;可以有主流格式的附件。例如:doc、xls、ppt、txt、pdf、rtf、html、zip、rar 等类型文档;可以查看文档的相关信息,如:发布者、发布时间、访问人数;可以对相关的文档进行回复或评价;允许用户对它感兴趣的课题进行文档订阅;具备文档查找的搜索引擎,可以搜索主题和正文;支持以任何格式的文件作为附件,并可以限制附件的大小;支持对常见格式的附件进行内容检索;支持对部门和个人所使用的存储配额进行管理;支持文档版本管理,记录文档历史。编辑文档时,签入签出文档,纪录文档版本号。

知识库管理提供企业对外和对内网站的内容管理系统;可定制页面的风格、版式和显示的

模块,并可对模块的样式(如:显示内容的多少、是否具有简短的说明等)进行控制;提供网站常用的模块。如:新闻、文章发布、下载、网站目录、友情链接、留言板、计数器等;支持与工作流系统集成,发布的内容必须经过审批。

文件管理:在服务器上,给每个部门、每个用户分配一定空间存储文档;公司已有相关文件

模板、部门内的模板存储在服务器上,通过办公OA系统调用,并可共享使用;外部文件信息可存入知识库共享使用;用户可以在站点中使用 Web 形式查看、调用文档;文档共享在站点中,可以给用户分配只读、编辑等权限;可将文档签出,防止其他人同时对文档进行修

改;当签入文档时,会为该文档分配一个新的版本号,并将上个版本存档,可任意复原到前面的任何一个版本;可在站点中直接打开文档进行编辑;文档的终稿可以自动存档;可对文档进行全文检索或关键字搜索。

模板管理:汇总各工作领域所需使用的文档模板、表格等,对模板按照应用进行分类,

便于日常工作中的调用;支持模板的制作、发布、更改、搜索等功能。

知识社区:虚拟化的协作空间,使相关人员能够对某些共同感兴趣的问题进行交流和协作,通过交流、协作促使隐性知识向显性知识转化。知识社区可根据知识领域划分空间,支持匿名和署名发表的切换,支持审核后发表功能。

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