如何利用OA系统进行电子公章、红头文件及打印的管理

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如何利用OA系统进行电子公章、红头文件及打印的管理

1)提供经认证电子公章系统

国家对于电子印章的认证主要牵涉到国家公安部、国家保密局的认证、其中牵涉到国家的法律法规《电子签名法》,其中如果牵涉到电子证书的包括了CA认证中心。协同办公OA系统必须使用经国家公安部认证电子公章系统,并符合国务院有关规定。

泛微协同办公OA软件对于专业的电子印章、电子证书、加密硬件都是采用第三方的软件。

2)电子印章管理

企事业单位需求阐述

电子印章的管理与实物印章的管理存在很大的共通性,包括了对公章的制作,发送,公文的校验,公文的作废,并且应用公文管理过程中。需要对于公章的使用都有详细的日志,记录每一次公章的使用情况。

泛微根据需求提出的解决方案

公章的制作:采用了第三方经过国际公安部以及保密局认可的江西金格的印章服务器,通过印章服务器制作印章,对印章的制入、密钥盘印章查看,制章信息查看、查询、统计都通过印章服务器完成;

印章的发送与使用:通过结合印章的KEY实现对电子印章的发送与使用,在使用印章的时候需要通过U盘实现对印章的调用。

印章日志的管理:系统日志审计,签章日志审计、日志查询、日志分类、日志类型、日志统计、日志备份,实现对印章的管理全透明。

通过公文的流程报表—〉定义报表—〉发文报表,查看到所有的公文外发情况。

3)数据存储需要支持各种标准的加密算法

企事业单位需求阐述

公文数据存储层面需要支持各种标准的加密算法对敏感的业务数据进行加密后存储;在协同办公OA系统内进行流转的公文同样需要加密与保护。

对于文档的存储采用了高级加密标准(Advanced Encryption Standard,AES),又称Rijndael加密法,对存储数据进行加密和保护。文档在创建之后再后台的数据存储就进行了加密。用户无法通过后台的文件服务器直接打开文件。

对于软件系统内的公文,主要是采用了遵循《中华人民共和国电子签名法》关于电子签名的规范,同时支持RSA算法和国密办SSF33算法,符合国家安全标准。其加密的主要手段是通过电子印章软件、电子签名软件、以及电子U盘Key的方式对系统内的公文进行加密。

如何利用OA系统进行电子公章、红头文件及打印的管理

名次解释:哈希加密:哈希函数是一个数学方程式,它可用文本(如电子邮件信息)来生成称为信息摘要的代码。著名的哈希函数如:MD4,MD5,SHS。目前比较流行的采用MD5 的加密方法。保括了系统的认证采用了MD5 的加密。

4)可套用单位红头文件格式,支持联合盖章

企事业单位需求阐述

公文在正式签发后,需要按照单位的红头文件格式生成,并且在红头文件加盖公司印章,如遇到这个文需要几个单位联合发文,则首先要选择联合发文的红头格式文件,并且加盖各个联合发文单位的发文章。

套用单位红头文件格式:可以实现将各个单位的红头文件的格式在知识管理—〉模板管理—〉显示模板中实现设定,对红头文件的长宽高以及对为止,字体进行预先的设置,一旦公文签发就可以选用这个红头文件的模板生成发文单。

如何利用OA系统进行电子公章、红头文件及打印的管理

如何利用OA系统进行电子公章、红头文件及打印的管理

如果公文要进行联合盖章,则公文在审批过程中需要建立一个会签的盖章流程,每一个章由不同的人员进行盖章,这个公文只有在得到两个印章管理员的加盖印章之后才会分发,并且实现在印章管理中预设设置每一个公章的位置。

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