如何利用OA系统进行催办及督办管理

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如何利用OA系统进行催办及督办管理

1)公文在某个节点若超时,催办提醒

企事业单位需求阐述

每一个公文一般都有一个标准的办理时间,甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公OA系统针对每一个公文流程的每一个处理节点上的标准办理时间,如果超过这个时间,可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。

泛微根据需求提出的解决方案

在协同办公(OA)系统中对每一个公文流转的路径建立一个标准的办理时间,在流程的路径设置中设置标准的办理时间。

如何利用OA系统进行催办及督办管理

设定一个标准的办理时间之后,在流程的出口设置有一个超时处理,在超时处理过程中,设定如果超时,启用什么样的方式提醒。可以采用自动的短信、邮件、即时通讯等消息提醒机制,也可以采用人工干预的方式,指定如果超时,是否需要提醒到他的上级或者是其他人员。

如何利用OA系统进行催办及督办管理

2)流程催办

在公文处理过程中有时候需要人为的进行流程的催办。在公文的处理过程中,流程上一个节点的处理人员可以对下一个环节的处理人员发起催办,或者是由专门的人员手工的发起催办或者督办,并且在督办的时候还可以有专门的记录督办过程,在督办过程中还可以记录督办意见。

协同办公OA系统通过短信中的短信功能发送短信,实现流程的上一个节点的人对下一个节点的人发起催办的提醒。

通过协同办公OA系统中流程路径中的右键自定义功能,把“转发”按钮定义为“催办”按钮,实现公文中的催办,并在流程中会显示一个催办记录。

如何利用OA系统进行催办及督办管理

同时可以在公文流程中设置可以发起催办或者督办的权限,只有有权限的人才可以催办或督办。

如何利用OA系统进行催办及督办管理

在催办或督办公文流程时往往需要一个督办单,在协同办公OA系统中建立一个菜单叫流程督办,把事先在流程中设计好的督办单建立在我的流程中,在督办单中关联相关需要督办的流程。

如何利用OA系统进行催办及督办管理

3)多次催办的实现

在处理公文时有时需要一次或按一定时间间隔多次催办,才能实现文件的办理完毕。通过协同办公OA系统设定不同的流程有不同的催办时间,一般间隔2-4小时,或者按照天、周来设置,来对多次催办应用的实现。

在协同办公OA系统流程设置的流程出口中的超时处理功能中设置。可以按照小时、定时、周、天等不同的方式来设定。

如何利用OA系统进行催办及督办管理

4)催办督办的各类提醒

在各类督办、催办的方式下,都可以采用短信、邮件方式的提醒处理人处理。

催办可以在流程中的超时处理中选择是否可以采用流程、短信、邮件等方式提醒;

督办可以在流程设置的时候,选择是否可以采用流程、邮件、短信、即时通讯等提醒。

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