企业实物资产管理问题分析

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企业实物资产管理问题分析

实物资产的管理牵涉面非常广,一个单位内所有的员工几乎都可能涉及,管理的难度不小。资产的申请购买、采购入库、领用保管、维修保养、报废报损、馈赠转让等一系列过程持续时间很长、审批记录很多,因此对于实物资产的管理是其生命周期的管理,是连贯而持续的。

对实物资产的管理,要求权责落实,使用者享有使用权的同时必须付好管理责任,一旦管理不力出现损失,还必须承担相应的费用。当没有详细的资产信息记录时,资产管理的责任只能停留在纸面。

此外,资产管理者还面临很多的工作困难,如:

  • 各种与资产相关的审批(如申购、调配调拨、报废报损等)分散,资产相关信息的来龙去脉被人为割裂,无法获知完整的信息。
  • 因为信息分散,所以必然存在信息的誊录、导入等操作,工作量加大,错误的出现也难以避免,甚至给人为作弊提供了空间。
  • 没有提示或预警,忽略了资产的质保、维保日期可能导致产生不必要的费用以及不必要的损失。
  • 在室外无法快速查看资产的相关信息。
  • 由于资产管理并非独立存在,需要与财务系统、采购系统做对接,且在盘点与对账时,都需要与第三方系统做交互,所有集成开放性尤其重要。
  • 不能实现将资产管理移动化,做到资产审批移动化,资产盘点入库移动化。

 

实物资产实物管理虽仍以行政部门来牵头,但工作不再只靠行政部门来单独完成,需要多个有关的部门来联合进行。如其中主要的采购需要采购部门来完成(包括招投标),付款等信息告知财务部门并由财务部门提供相应的折旧数据,审计监察等监督检查等

企业实物资产管理问题分析

泛微协同固定资产管理以协同管理思想为基础,全面帮助组织对业务管理进行规划、建设、应用,充分考虑到固定资产与采购管理、财务管理以及办公门户之间的协同应用关系,避免“信息孤岛”的情况出现。

在泛微的协同资产管控建设中,基于协同管理平台引擎层进行构建,协同固定资产管理属于业务协同的范畴。它与协同HR管理、协同费用预算管控应用、协同合同管理等应用一起承载着帮助企业进行初步的业务管理的职责。与专业业务管理系统相比,泛微协同办公平台所提供的资产管理功能可以满足企业的资产办公需要,同时有以下优势:

  • 简单易用、人人会用;

采用常用的office组件作为表单编辑器,只要能使用office的人员均能够快速掌握,制作表单。

  • 覆盖全员、利用方便;

覆盖组织全员,能够直接关联到组织架构及人员岗位信息,方便稳定。

  • 表单建模、功能强大;

表单模块均有强大的数据关联功能,能满足用户的不同场景的应用需要。

流程审批的链条痕迹完整保留,无论用于日常查询还是用于事后追溯,都能快速呈现。

  • 查询统计、报表多维

系统还具有强大的查询统计功能,能够按照需要生成各种不同维度不同形式的统计报表。

  • 管控灵活、按需调整

在组织业务发生变化时,能够支撑快速调整的需要,高效适配组织人员的变动,适应组织发展需要。

同时,利用协同完成资产管理的功能,第一,所有员工都能使用并参与资产管理,信息来源既广泛又直接;

  • 从资产的申请购买到报废报损或馈赠转让,期间的任何环节、任何流转、任何审批的全部信息都是完整记录的,可随时调阅;

第三,数据在审批完成时就自动记录更新,历史信息也加以保留,避免了人工誊录出现差错、防止了人为操作出现差异;第四,根据企业的管理制度、标准要求等随时可进行适应性更改,满足企业发展、变更的管理要求,完全没有升级的障碍;第五,自动向管理者发出提醒、预警;第六,通过移动端可随时、随地进行管理或者获知相关的信息。

资产管理的需求要点及规划图如下所示:

企业实物资产管理问题分析

 

 

主要特点有:

  • 覆盖资产的申请购买到报废报损或馈赠转让的全过程,期间的任何环节、流转、审批的全部信息都完整记录。
  • 所有员工都能使用并参与资产管理,信息来源既广泛又直接。
  • 资产的相关数据在流程处理过程中自动生成、悄然记录、有序流转,历史信息也加以保留。
  • 资产的管理责任得以明确,使用情况反馈更加及时,确保维保认真执行,损坏后厘清赔偿责任;管理责任贯穿员工在职期,不因其岗位职务变动而消失;员工离职时资产交接变得清晰,避免形成糊涂账。
  • 操作智能化,切实落实企业的管理规章制度,按需生成各种报表。
  • 自动向资产管理者发出预警(如质保期将结束),避免因遗忘而导致工作缺失。
  • 通过移动端可以方便地进行资产盘点。
  • 功能可以方便地进行适应性更改,应用可以随企业的发展而发展壮大。

1.1  基于建模引擎的业务应用架构设计

资产管理的业务逻辑图如下所示:

企业实物资产管理问题分析

资产的整个生命周期管理,从、资产入库、资产调拨、资产报废以及资产盘点来形成一个完整的管理体系。主要通过资产类的流程与资产查询列表的数据互通和相互控制,以及不同资产表间的数据互通与控制来实现。

最终目标打造一个智能化、平台化、移动化的资产管理系统。

 

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