如何理解OA系统中的公文管理?

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如何理解OA系统中的公文管理

公文管理,顾名思义就是对公文的创制、处置和管理,即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中,以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理,使其完善并获得功效的行为或过程。协同OA系统中对公文管理的在最基本要求是要完成全生命周期的管理。

如何理解OA系统中的公文管理?

公文的类型很多:政策、任命、请示、汇报、调令、法令……一般在政府和国企内对公文管理的要求特别高,因为政府和国企就是靠两个东西来管理运作的:一个是公文、一个是会议。

公文管理在政府和国企里边本身是一个复杂的体系,牵扯到的部门和人员极为广泛,同时,公文的拟稿、审稿是否规范,签收、执行情况如何等,传统的公文管理是无法体现和进行跟踪的。

因此,要实现公文管理的电子化还需要多维思考,以下内容供参考:

拟稿:修改的过程应该有不同正文版本保留修改痕迹(发文单填写、正文起草、确定是否会签、会签人是谁、确定发送范围)。

会签:需要版本保留痕迹;有权限的人可以查看痕迹;涉及到手写批注;查看正文、修改正文、提供会签意见。

审稿:综合会签意见并修改正文确定签发方式、确定签发人是哪位或哪些领导。

签发:相关领导提供相关签发意见或退回。

编号:对正式发文进行文件编号。

盖章:需要电子印章,涉及到印章管理。

套红:必须符合一定的格式。

分发签收:可以知道应阅、已阅、未阅。

查阅:内部收文单位查看正式发文。

打印:必须能够控制谁可以打印红头文件几份;黑头文件是否需要控制打印。

执行:督办、催办。

公文归档查询:可以很方便按照时间、主题、关键词、发文单位等属性进行检索、归类。

只要政府单位存在、权利存在,公文便会一直会存在下去。随着无纸化办公的发展,协同OA系统的普及,公文的发展将有望实现完全电子化:公文的数据格式统一、所有单位的公文都可以对接、电子签证的合法性和权威性受到广泛认可……

OA系统对公文的电子化管理获得更广泛的推广还需要手机或者PAD能够支撑版式文件,移动化的电子公文管理将是一个趋势。

 

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