企业业务流程优化为什么要剔除非增值环节?如何理解端到端打通?

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企业业务流程优化为什么要剔除非增值环节?如何理解端到端打通?

剔除非增值环节就是减少相关增值业务活动的数量,提高活动的质量。也就是说将多余的业务活动进行清除后,对于剩下的活动应进行简化。

寻找过分复杂的活动可以从以下三个方面着手:

  • 简化表格。在许多企业中常常可以发现许多表格填写不正确,我们应对其背后的原因进行分析,而不是简单地责备填错表的人员。通过重新设计表格,将可以获得明显的改善,避免日常工作中寻找相关填表人、要他们就某些模糊事项提供解释或说明的现象。

案例:我们曾经为贵州一家化肥企业提供业务流程优化与再造咨询服务,我们收集了各部门正在使用的所有表格,一共420张,最终经过流程的梳理,对表格进行了简化和合并,确定为128张。这样一来,数据的统计效率得到了提升,组织运作效率也大大提升。

  • 简化语言。对顾客和组织内部成员的沟通都应清晰易懂。语言要简单明了,尤其要注意以下两项:

①少用术语、行话和缩写,除非对工作任务很关键,不要使用新的术语和行话,确保先清楚定义这些词语。

②尽量少的使用首字母组合词。除非它是多次重复使用,并被广泛理解和认同的。请记住,永远不要使用文件中没有定义的缩写词。

(3)简化程序。许多程序往往过分复杂,难以理解。在某些情况下,可以很明显地判断员工无法做到总能按照正常的程序进行作业活动。曾经有一位国企负责安全管理的部门负责人这样讲过:“我们内部的安全管理制度一共有60多个,详细规定了开展安全管理的各种方式、管理措施和处理方法,但实际上在运作时,员工并不清楚到底应该怎么去操作和实行,往往是出现事件后,才去翻阅相关的制度,安全管理制度没有起到应有的作用。”

对程序进行简化,我们应针对实际业务运作进行改进,比如:

是否可通过合并职责以减少程序?

负责业务作业的人是否可以评估产出以确保它是无差错的?

…………

端到端打通

端到端打通就是要通过企业从顾客到供应商的整合,使其流程更加顺畅连贯,以满足客户的需要。

(1)整合工作。有时将几项工作合并成为一项是可能的。通过合并相似或连续的工作,可以大大加快组织内部的物流和信息流速度,使得一项工作更有利于完成。每当一项工作有一个人交接到另一个人时,都增加了一次发生错误的可能,因此需要设定一定的辅助设施和机制。

(2)整合团队。团队作业可以完成单个个体所无法完成的复杂作业。虽然团队在运作时可能仍需要保留一定的向职能部门报告的关系,但由于其是一个结合在一起的流程日常运作组织,团队成员空间距离的拉近意味着许多问题将不再出现,一旦出现问题也能得到及时、快速的解决。

(3)整合顾客。整合顾客的主要意思就是指将企业所提供产品/服务的过程与相关顾客的业务流程有机结合在一起,将顾客和企业紧密联系在一起,竞争对手将更加难以插入。目前这种方式已经在国内的许多企业出现,比如汽车企业在研发新款汽车的时候,往往会邀请许多潜在的客户以及老客户对研发的产品提出各种意见和建议,作为进行产品研发的重要指导思想;再比如,手机企业通过建立外部客户对新手机的试用机制了解一线顾客的需求。这种企业--客户双方互动的关系,将使得产品更具针对性,更好的满足顾客的需求。

(4)整合供应商。通过消除企业与供应商之间不必要的官僚手续,可以极大地提高效率。与客户的整合一样,这里也需要建立信任与伙伴关系。当然必要的检验也是需要保留的。现在制造行业中的准时生产方式对供应商和制造商提出了更高的要求,要求他们在多方面进行合作,共同工作,整合订单流、发票流、设计数据流,等等。

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