如何通过协同办公OA系统,实现文档资料便捷而精准的查找?

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如何通过协同办公OA系统,实现文档资料便捷而精准的查找?

工作中经常会遇到这样的尴尬:因文件太多,存储较分散,想要用的时候,“翻箱倒柜”总也找不到;以前的文件资料用过后被搁置,想要重新查找简直大海捞针;工作不聚焦,与自己相关的项目、待办流程、任务进度等无法第一时间掌握......

如何才能形成围绕“我”展开的工作环境呢?如何才能实现文档资料便捷而精准的查找呢?如何才能实现工作聚焦化的管理呢?围绕以上问题,一套协同办公OA系统成为解决问题的关键。以泛微OA协同平台为例,强大的搜索功能、便捷的门户引擎、细化的文档分类,让工作围绕“我”展开。

 

强大的搜索功能

OA作为一个流程、信息、文档集成平台,与办公相关的一切都可在上面进行。而强大的搜索功能,让工作中的事无巨细都可通过搜索即刻呈现。包括工作沉淀下来的文档资料、经验技巧;日常的费用报销、请假申请、合同审批等流程;客户资料的记录与跟踪维护;日常的工作计划、工作总结等。

泛微OA的搜索功能涵盖“人员”、“流程”、“文档”、“消息”、“邮件”、“新闻”、“公告”、“客户”、“通讯”等模块,不论是想联系某个人还是查看某条流程进度,只需轻轻一点,便可进行精准定位,实现快速查找。除此之外,系统支持首字母拼音搜索,无需切换键盘的中英文,系统自动识别搜索信息,进一步提高了搜索的便捷性。

 

便捷的门户引擎

工作高效与否很大程度上取决于是否能将“与我相关”的事情处理好,比如,需要及时回复的消息、需要立刻执行的任务、需要马上处理的审批等。有时候,一个人信息的滞后甚至可能影响他人的工作,比如财务主管没有及时进行的合同审批,很可能造成业务员的订单延误。

要想工作围绕“我”展开并督促“我”高效执行,一套多门户体系必不可少。通过为企业提供信息聚合和分发平台,多门户旨在实现工作的紧密集成和高效协作。通过个人门户、公司门户、部门门户、报表门户等的构建,将所有信息进行网罗归纳,实现信息的精准传递。

以“个人门户”为例,主要用于个人岗位相关信息的聚合与推送。它更像是工作指引,围绕“我”展开,把所有与“我”相关的岗位信息集中起来。待办事宜、参与事项、工作计划、会议邀请等,围绕个人岗位维度,信息一览无余,实现工作的快捷高效。

 

细化的文档分类

除了搜索与门户功能外,文档本身的分类存储功能,进一步对查阅的便捷性提供了保障。通过新建文件夹,可将不同的文档归类到相应的文件夹之下,同时,文件夹可层层叠加,子目录下又可新建子目录,实现文档的精细化管理。

在这个信息爆炸的时代,精准信息的筛选与查找变得越来越重要。有时候时间沉淀下来的,比起价值更多是麻烦,比如小山堆一样的文件、占据大量内存的资料......泛微OA通过搜索引擎、分类管理、门户应用等,致力于实现文档、信息、流程的归纳管理、精准查找,让工作围绕“我”展开。

 

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