惠而浦中国携手泛微搭建数字化费控平台

惠而浦(中国)股份有限公司(以下简称“惠而浦中国”)成立于2014年,旗下拥有惠而浦、帝度等品牌,致力于提供好用的洗衣和厨房解决方案,涵盖冰箱、洗衣机、洗碗机、干衣机以及厨房电器、生活电器等产品线,业务遍及全球80多个国家和地区。

作为大型家电制造、销售企业,惠而浦产品线和业务线广、人员规模大,因此十分重视数字化建设,搭建了各类业务系统,上线了以全面业务流程管理体系为核心的数字化办公系统。

此次,为了整合业务系统的费用事项,让员工报销更便捷、组织费用更可控,惠而浦中国携手泛微OA,通过集成+流程+低代码构建平台,升级费控系统。

将费用的申请、报销、支付集中在统一费控管理系统,实现外部系统、费控系统、财务系统的数据贯通,建设一个可升级、可拓展的数字化平台。

 

惠而浦数字化费控管理方案应用特色

泛微助力实现与惠而浦信息化系统的数据融合:

①打通IMS业务系统,实现费用数据集中;

②与资金系统对接,能够实时付款;

③与HR系统集成,组织人员信息同步;

④与供应商主数据集成,落地高效付款管理;

⑤与高速扫描仪对接,系统自动对比线上线下单据;……

 

一、数字化预算费控管理

泛微通过建立不同的费用类型,建立对应的预算体系,将费控体系与预算管理体系关联融合,实现预算与费用执行一体化。 根据公司实际情况,惠而浦中国的预算控制根据部门+二级科目的维度进行月度预算控制。通过模板实现高效智能填报。

并且根据不同的费用类型,实行不同强度的控制模式,让预算控制更加灵活。

 

二、数字化费用管理

通过落地部门与成本中心预算,对管理费用、销售费用、制造费用、研发费用等多种费用类型进行事前-事中-事后的全过程管控。

按照惠而浦合规要求,在费用申请流程中必须填写相关内容才能进行提交,确保费用发生合理、规范。

 

1、费用申请:

差旅、业务费用:通过费用类型,可选择差旅、业务招待等类型,表单自动带出该类型所需要填写的明细内容。

物流费用:通过与业务系统集成,通过接口自动传输相关预算数据、业务数据、发货数据到费控系统,生成费用申请单,完成后反馈至IMS系统。 售后质量:月底进行对各大网点结算时,售后系统自动计算相关数据后传输到费控系统中,并将相关结算批数据引入费控系统中,供管理层辅助决策。 展台、市场费用:当IMS业务系统进行展台费用和市场拓展结算时,将对应的信息传输传输至费控系统,供管理层决策分析。 其他费用:涉及到部分费用如租赁费,需要按照实际情况进行预提分摊,相关员工可以勾选表单需分摊并设置相应分摊期间,系统自动按照月份将金额拆分,供财务月底进行预提勾选。

集成各大系统,确保了数据无需重复录入,直接第三方系统无缝对接,并且数据不可篡改,保留源数据可追溯;实现公司所有费用类申请,报销,预算管控统一平台申请;通过费控平台费用申请可支持外围系统接入,也可支持手工录入。

 

2、预提管理:

通过费用申请单、预提申请单将预提进行线上管理,规避线下操作风险。

预提台账:通过对费用进行预提分摊,所有的费用申请流程都会按照特定的条件进入预提台账,选中后根据规则自动拆分日期、金额,带出借方和贷方科目编码,归档后进入预提台账。

财务月底通过预提台账数据分析,将所需要预提的数据通过Excle更新的方式,生成当前预提。

预提:系统通过定时任务去扫描预提台账中生成预提的数据,并且按照科目+部门+金额合并规则传输至账务系统中,减少凭证量。

通过费控系统ESB执行接口后可自动传输到ERP,生成总账。

预提反冲:当预提数据进入账务系统后回写至预提反冲表中,在次月进行负数反冲。

账务系统:系统根据预提时产生的数据,完全复制一套数据,并将金额转换为负数,直接传输到ERP,生成总账。

 

3、费用报销

发票智能识别、查验、去重,一键生成报销单据,全过程数字化,提高员工报销体验。

票据识别:员工通过手机扫描纸质发票,实现发票的采集、验真、查重、影像储存,并自动归集到发票中心,一键自动生成报销单。

费用报销:为简便用户操作及集团管控,惠而浦集团总部,仅用一张报销单,通过引入费用申请单,关联发票、填写核定金额、填写收款人\供应商即即可报销。

纸质票据与系统票据校验:通过对接高速扫描仪将扫描发票影像获取后传输至费控系统,将识别出的发票号码、金额、类型、是否存在修改等信息自动匹配对应报销单中的发票,上传完成后可即时查看费控系统票据识别结果。

(发票校验) 发票接口:通过接口,让发票管理过程在一个流程中执行,自动更新预提、摊销、生成应付、生成总账、插入报表数据等实现集团统一化流程报销。

系统通过定时任务进行数据传输,完成后回写至费控系统中,方便用户进行查询,按照既定规则传输至账务系统中,减少人工入账错误率。

账务系统:报销归档后,系统识别银企直联付款成功后,自动将报销单相关数据传输到总账、应付模块。

凭证管理:借款单、报销单的借贷方科目均在建模中可匹配对应的科目,可自由扩展,无需修改程序。

 

三、资金计划管控

1、银企直联

与资金系统无缝对接,付款进行线上化管理,凭证与付款信息关联,统一管理。对资金支付环节进行资金计划的校验与管控、银企直联、支付状态实时回传,规避企业资金管理风险。

2、凭证管理

通过建模灵活配置凭证规则,借款单、报销单的借贷方科目均在建模中可匹配对应的科目,可自由扩展,无需修改程序。

 

四、报表分析

通过集成报表系统,惠而浦中国逐渐形成了预算总额表、预算执行情况表、费用相关报表、流程效率报表等,通过图表等多种形式,展现了多部门、期间、科目的预算费控情况,能够实时查询各类预算费控数据,为管理层决策提供了有效支撑。

 

泛微协助惠而浦中国通过搭建数字化费控系统,支撑起全公司预算控制,建立费用申请、预付、报销闭环,统一管控,简化各部门操作体验,为公司不同角色实现:

管理人员:实时管控业务费用的发生,快速获取各类费用报表进行决策分析;财务人员:优化财务操作流程,提高处理效率,实现凭证自动化,减少人工操作造成的风险;报销人员:统一入口报销,提升报销效率;借款、预付、报销形成闭环管理,避免重复支付风险。

 

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