医院协同oa办公系统,建立财务预算数字化管理体系

医院十分重视数字化建设。2016年起,医院基于我们数字化办公平台,逐步搭建起了行政管理导向的一体化信息平台,以“移动办公应用”为体系核心,结合流程平台、知识平台、业务平台、门户平台和通讯平台五大平台。

 
通过日常人和事的协同过程实现自我循环管理,达到人与事的互相促进,形成“既可以人找事、也可以事找人”的高效动态精细化管理模式。

2021年4月,国家卫生健康委、财政部、国家中医药局联合印发的《卫生健康领域全面实施预算绩效管理实施方案》中明确指出:到2022年底,全国各级卫生健康、中医药行政部门、医疗卫生机构基本建成全方位、全过程、全覆盖的预算绩效管理体系。

为了有效落实国家政策,提高预算资金使用效益和预算管理水平,苏州大学附属第二医院携手我们OA,在数字化办公平台基础上,搭建了精细化的预算管理体系和流程,统一预算执行标准,提高预算数据的实时跟踪、分析与管控,推进线上费用报销。

 

多维度预算管理体系+全过程流程管理

1、部门预算维度

标准预算维度,用于管控医院行政职能部门日常办公所发生的费用,例如:办公费、差旅费、交通费等

2、职能预算维度

定制预算维度,用于管控职能部门专项负责管理的预算科目所发生的费用,例如:资产采购、维保维修等

3、项目预算维度

科教预算维度,用于管控科教项目经费涉及的预算科目所发生的费用,例如:举办会议、科研试剂等

 

一、搭建预算管理体系-统一预算科目

制定预算科目分类时,必须充分考虑到财务、科研和教育等多方面需求,确保预算科目的范围能满足各方使用。根据我院试行预算管理近二年的实际经验,兼顾三个预算维度的需求,设定了8大类3个层级共139项预算科目。

 

二、搭建预算管理体系-面向用户的科目

由于预算科目的名称和定义专业性较强,大多数员工并不是很理解其用途或对应报销的内容

所以医院设定了面向员工的费用科目,对应财务制定的预算科目,并加以科目指引,引导员工快捷地选择到正确的费用科目,进行报销。同时,费用科目的预算管理部门,可以进行一对多的设置,即一个费用科目可以由多个职能部门共同管理。

 

三、搭建预算管理体系-多方式预算管控

预算费用控制本质就是一个过程管理,所以可以把预算费控与流程相结合,实现员工在提交流程时就对费用进行控制,根据不同的预算科目特点,可以分别设置强控、弱控或不控制,实现多种方式的预算管控。

预算科目费用控制方式的区别:

1、不管控:主管审批控制,针对报销金额根据实际情况浮动较大的一些科目。

2、弱管控:费控标准判断,超出费控标准自动提示,针对有明确制度管理,但没有报销金额限制的一些科目。

3、强管控:多方案系统判断,超出费控标准不可提交,针对有明确制度管理和报销金额限制的一些科目。

 

四、搭建预算管理体系-项目信息库

科教项目经费的管理,是公立三甲医院的难题之一,科研项目管理系统在费用报销方面往往独成一体,难以融入医院整体的预算管理。

我们通过统一预算科目,建立科教项目信息库,对接科研项目系统,定期获取和回传项目奖金的使用数据,将科教项目的预算管理真正融入了医院整体的预算管理。统一的报销平台也方便了员工的实际使用,不需要去熟悉多套系统的操作使用。

 

五、搭建预算管理体系-预算实时报表

医院预算管理不仅仅是财务部门的工作,预算实时报表要可以让职能管理部门及时了解所辖预算科目的使用情况,能大大提高职能部门对于预算管理的参与度。同时系统会根据用户的权限,自动展示权限内可查看到的实时预算使用信息。

1、预算科目总表:以预算科目维度排序,展示每个预算科目对应用的预算科目,我自定义时间段内的预算总体使用情况

2、部门预算报表:以部门维度排序,展示全院所有部门对应使用的预算科目,自定义时间段内的预算总体使用情况。

3、职能预算报表:以职能维度排序,展示每个职能部门对应管理的预算科目,自定义时间段内的预算总体使用情况。

4、项目预算预算:以项目维度排序,展示每个科教项目对应使用的预算科目,自定义时间段内的预算总体使用情况。

 

六、搭建预算管理体系-银企直联

由于缺乏信息化的支持,医院财务出纳长期处理Excel手工处理数据的模式,集成银企直联支付可以大大提高财务付款的效率和准确度。

1、流程在到达出纳节点后,出纳核对付款内容、选择付款方式、汇款用途等信息。在流程归档后直接将数据传输到银企直联,银行付款完成后再返回付款信息。

2、将员工的银行账户信息、供应商的账户信息提前导入到相应信息库中,在流程中可根据付款对象的类型,直接选择员工或供应商,带出对应的付款账户信息,减少手工输入可能造成的信息错误。

3、根据付款记录形成付款明细台账查询表,便于跟踪付款状态。

 

七、搭建预算管理体系-财务凭证中间库

对于医院财务凭证的诸多要求而言,采用接口模式自动批量投制证,并不能到事半功倍的效果。

所以我们建立了财务凭证中间库,从归档的流程中获取财务凭证所需的各种信息,以及通过银企直联反馈的银行付款信息等,都汇总到中间库方便财务人员批量手工处理。财务人员可以在中间库中根据流程类型、业务类型等逐个或批量选择凭证信息进行自理,处理完毕后该凭证才会成为正式的财务凭证。

 

八、搭建预算管理流程-操作组

职能部门:根据多个条件组合,如院区、费用类型、费用科目等,自动判断流程应该由哪个职能部门的负责人来进行审批。

 

九、搭建预算管理流程-费用科目指引

费用科目:不同流程对应不同类别的费用科目,每个费用科目又包括多种费用报销的细目。

科目指引:通过搜索关键词,可以定位到某个细目,再选择该细上归属的费用科目即可。

 

十、搭建预算管理流程-科教项目选择

第一步:选择费用类型,如科教经费、继续教育配套、规培经费。

第二步:选择项目负责人,理论上可以选择任何人的项目经费报销。

第三步:选择项目名称,系统会根据费用类型和项目负责人进行过滤。

 

十一、搭建预算管理流程-报销明细填报

1、公私:职工/公司/个人

职工即医院职工,系统会自动关联出报销人的银行账户

公司即对公报销,必须要选择供应商

个人即对私报销,必须要填写开户银行和账号

2、报销金额和实付款

正常情况,两者相同即可,对于一些特殊费用,会有差异,如合同类付款

3、明细绿色部门

主要用于后续财务付款,系统正式上线后,数据将连通银企直联,直接行付款,缩短费用报销的时间,其中,新增供应商相关信息,暂时将通过企业微信群发送发票照片,人工进行新增,后续将通过流程实现新增。

 

十二、搭建预算管理流程-实时预算显示

实时预算显示:根据预算科目费用控制方式的不同,在实际执行流程过程中进行不同的管控,审批时及时提示预算情况和超额控制。根据不同预算维度,在不同的节点分别显示三类预算值,可用预算值,已发生预算值和审批中预算值,供申请人或审批人参考。

 

预算管理项目心得-价值和成果

引入财务管控的先进理念,彻底改变传统的财务工作模式。

覆盖费用报销、票据管理、资金管理、预算管理及账务管理等财务活动。

遵循费用发生的“事前、事中、事后”三阶段控制原则。

具备银企直联、CA电子签名、流程引擎等成熟技术方案。

对医院审批流程和组织架构的重新梳理和改造,实现流程的规范化和标准化。

将财务信息收集放置于业务前端,实现了过程数据的公开、透明。

提供了多维度、全视角的报表和智能分析报告,提升了财务的数据中心职能

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