法务oa系统, 实现合同、纠纷、证照、律师全面执行与管控

通过建模引擎为企业搭建集“合同管理、纠纷管理、证照管理、外聘律师管理”于一体的法务管理系统:业务与法务融合,执行与管控并行…

 

一、法务系统应用亮点

1、合同管理风险,分阶段一一击破

针对企业合同管理难、风险多的特点,OA办公系统将法务管控贯穿于合同执行的各个阶段,在标准流程作用下增强信息保密性、流程规范性和数据共享性。

严审供应商资质

在OA系统搭建供应商信息库,录入供应商信息,如主营产品、联系方式、经营执照等,定期审核,排除资质造假等风险。

哪家信誉好、能不能继续合作,通过历史评分可以了解合作成本、服务质量等情况,为合作提供参考。

合同范本库

根据客户业务细化合同目录,建立标准合同模版,按照业务需求随时调用起草合同。

范本使用和“填空”类似,支持word在线编辑,填好信息,就能快速生成一份合同文本。

修改留痕防篡改

审批中的合同条款修改意见都会留下痕迹,方便核实。

审批后的合同,在OA系统会自动转换成加盖水印的PDF格式,使用的人只能查看不能修改。

合同履行超期预警

OA系统根据合同内容自动生成合同履行计划,如:什么时候付首款、什么时候验货。具体实施进度可以通过多系统集成回传来的信息或者人工定期汇报随时掌握,根据进度、耗时、质量、异常情况及时反应,减少坏账。

后期合同评估

合同结束后,通过风险评估、供应商绩效考核等功能,搭建事后评估体系。合同哪些地方容易出现纠纷,供应商服务怎么样,都有记录。

小结:合同全生命周期管理方式,随时掌控合同变化,实现记录风险、预防风险、规避风险的管理。

 

2、企业证照管理,电子记录、借用查询方便

企业营业执照、各类资质证明文件等作为企业身份的重要法律依据,借用起来要跑几个部门、签字填单,耗费时间;使用中监督不当难免遗失;有时过期了还不知道、甚至许多员工根本不知道企业都有什么证,四处询问…OA办公系统帮企业打造证照电子化管理模式,从登记证照信息、借用、更新、查询,及时监督、高效管理。

证照看板

相当于企业证照监视器。证照名称、是否到期、办理进度如何、有没有被借出,信息一查便知。

证照登记

证照资料上传生成电子档案,出现信息变更可以在系统直接修改,同时OA系统会自动推送证照信息变更通知,信息传达快。

证照借用

借用证照要走统一的申请流程,在借阅用账里可以查看近期的借用人、借用时间,外地借用系统还能根据物流信息跟踪物流情况。

证照查询

根据提前设置的证照关键词查询证照,系统自动筛选、锁定,查询快。

小结:企业重要法律证件有序登记,及时更新版本、追踪使用状态,查询、借用,统一版本,防丢失。

 

3、纠纷案件全程记录,高效上报、调配资源

发生各类法律纠纷,员工及时通过OA系统上报事件,企业快速反应,调配资源处理案件,监督处理进度。

纠纷统一上报

所有纠纷信息可以第一时间通过OA系统按标准格式上报,法务根据信息给出处理意见,纳入纠纷信息库还是转成案件、安排律师受理等。

跟踪纠纷案件进度

案件受理情况、回款情况怎么样,可以由专人定期通过OA系统表单汇报,展现案件微进展。

案件结案管理

案件结束后做好结案汇报工作,案件处理结果如何,通过OA工作流汇报。结案后,系统还会自动触发律师评价程序,对本次律师的专业能力、服务质量点评、打分,信息会同步到律师信息库备份,方便后期查看。

案件查询有权限

具体案件的涉案金额、原被告等信息相关人员可以在权限范围内查看。此外在查询中,OA办公系统能帮助用户标记重要案件,查阅时方便识别。

小结:OA系统提供企业纠纷全周期管理,信息全程记录、结果汇总,形成风险事件库、律师评分库。

 

4、外聘律师信息详细登记,评审、查阅快

发生纠纷案件时,企业可以通过OA系统储存的律师信息,以最快速度匹配最合适的律师,提高纠纷处理效率。

从律师的登记、查询、调用到评价,全程数字化管理。

登记律师信息搭建律师库

每个律师的个人信息,如姓名、联系方式、律所、专业方向、合作状态等信息一一记录,从登记到备案形成律师库,随时方便调用。

评价律师形成律师信息报表

相当于律师履历表,汇总律师处理过的历史案件信息,费用、评价得分等情况,对律师的资历、能力、成本是一个很好的反映。

外聘律师成本实时核算

针对具体案件类型对律师成本进行核算,通过报表即可按时间查询近期的律师费用支出情况、案件回款情况,了解案件成本。

小结:从登记流程、信息报表、外聘成本等多个维度聘好律师、让案件高效处理。

 

二、法务管理系统具体实施价值

表单、建模、集成是OA系统法务管理平台的三大核心构造,表单集数据、建模扩应用、集成通信息,以互相关联的功能板块提升法务管理效率:

数据互通高效调取:各大业务数据高效储存,查阅、共享快

流程推动制度执行:各项程序、制度以电子化流程规范执行

 

此外,OA系统特色印章管理功能、文档管理功能将企业印章和重要文档实现电子化管理,也是法务合同管理中的特色之一,高效用章、审批,合同文档有序、集中管理。深圳市知亦行软件服务有限责任公司成立于2003年,专注于协同OA管理软件领域!提供两小时到场服务圈承诺,是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发,渠道业务为一体的软件服务商。

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