OA软件分摊多笔费用,只走一条流程

在项目管理中,往往需要多个部门协作。由此产生的共同费用,成本算在谁头上呢?

就好比,钱一起花了,但单谁买,却成了个问题:

市场部觉得应该采购部买,毕竟自己只是动了动嘴皮,具体花钱的还是采购部;而采购部却觉得应该营销部买,毕竟一切都是为营销服务......

做不好费用分摊,免不了要互相“踢皮球”。

费控的“高阶”玩法,一定少不了精细的费用分摊。e-office协同平台通过二级明细应用,实现便捷的费用分摊管理。

 

//一条流程搞定多笔费用分摊//

如果要将一笔费用分摊给多个部门,传统的方式需要各个部门都提交一条报销流程。这样一来,不仅加大了审批工作量,更增加了财务结算的难度。

现在,通过e-office添加二级明细,在一条流程里就可以实现多笔费用分摊。发起报销时,系统自动根据分摊比例计算各个部门的分摊金额,一条流程高效审批多笔分摊明细:

1、细分费用主体

费用分摊的主体是谁,可以通过添加二级明细费用分摊确定。需要分摊给多少个部门,便添加多少个二级明细,将费用的承担主体细分成多个部门。

2、智能计算分摊金额

对于一笔共同费用,每个部门应该分摊多少金额,系统智能计算。用户设置好各个部门的分摊比例后,系统自动根据父级明细中的报销金额计算出在二级明细费用分摊中需要分摊的金额。

2、便捷控制分摊“开关”

实际管理需求中,并不是每一笔费用都需要分摊。当不需要分摊时,可将父级明细中的【是否分摊】字段,选择为【否】或者不选择时,系统将不展示二级明细费用分摊。

 

//多方流转中的数据安全//

费用分摊给多个部门,那么就会有多个部门的人员参与进来,如何保证流转中的数据安全呢?

通过设置明细行显示条件,明细行数据智能对相关用户“隐身”。主办人在办理流程时,只看到满足明细行显示条件下能看到的明细行数据,其他明细行数据对其保密。

举个例子,若一笔费用需要分摊给市场部、行政部、采购部三个部门,通过设置明细行显示条件,实现市场部只看到分摊给市场部的费用,而看不到其他两个部门的分摊明细。

 

通过e-office二级明细应用,实现“分摊多笔费用,只走一条流程”的功能。在提高费用审批效率的同时,结合明细行显示条件设置,保证流转中的数据安全。

 

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