从开始到结束,OA软件“一笔款”的全过程管理

企业经营中,因为业务需求,“付一笔款”、“收一笔款”的情况司空见惯,可谓每天都在发生。那么,在收付款行为背后,“一笔款”会经历怎样的“一生”呢?

以付款为例,主要经历以下阶段:

事前审批——款项发生是否合理?是否必须发生?

行为审批——付款审批,揭示款项“真容”:关联的合同、客户、项目....

引起变动——付款引起合同结算金额改变:累计付款金额、剩余付款金额...

进入尾声——款项入账,进入凭证录入阶段

 

e-office协同平台围绕“一笔款”的一生,实现事前申请、付款审批、合同联动、智能转凭证等全过程管理。

 

1、事前申请,先谈费用合理性

一笔费用发生是否合理,需要提前进行审批。只有建立“先审后批”的报销体系,企业才能更好地进行预算管控。

借助e-office流程体系,规范内部报销制度,在费用发生之前即进行事前审批。发起付款申请流程时,员工可详细说明原由,并关联具体的项目、客户,让管理者对费用的合理性进行充分的评估。

 

2、款项发生,详细勾勒“费用画像”

通过事前申请,确定款项的发生是合理的之后,便进入正式的付款审批阶段。在这一阶段,管理者需要了解这笔款到底用在何处、用于何途。

借助e-office流程关联体系,勾勒出清晰的“费用画像”。付款与合同、客户、项目等高效关联,一张付款表单详细呈现该笔款项发生的费用明细,实现多维立体的数据分析。

除此之外,付款审批时,可清晰展示出与之相关的历次付款情况,包括付款期数、付款时间、付款金额等。

 

3、数据联动,一笔款的“多米诺”效应

一份合同往往对应着多期付款,而一次付款作为多期付款中的一环,往往会产生“多米诺效应”:已付款金额变多、剩余付款金额变少......

e-office通过打通付款与合同,实现审批流程自动关联合同结算情况,智能统计合同结算金额信息。付款行为发生后,智能沉淀到合同台账,更新累计付款金额、剩余付款金额等信息。

 

4、款项入账,审批智能转凭证

通过OA与财务系统集成,用户可便捷配置财务系统账套,实现高效的数据对接。在e-office进行付款审批之后,自动在财务系统生成凭证。

相比以前,现在凭证直接生成,高效智能。财务不再需要手动录入数据,省去重复工作的麻烦,同时也避免了错误数据的录入。

从开始到结束,e-office实现“一笔款”的全过程管理。借助电子流程体系,实现事前申请、付款审批、合同联动、智能转凭证等一体化管理。

 

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