拒绝“瞎”开会,“打工人”必备的高效开会指南来啦!

作为打工人,开会是避不开的。特别是临近年终的Q4,营销业绩冲刺会、项目推进会、决策会、协调会...大会小会不断。

但会议时间冲突、临到开会找不到会议室,漫步目的跑题交流,跨组织/区域开会难、会后任务执行脱节...我们一边埋怨着会议的冗长无效,一边似乎也无计可施。拒绝“瞎”开会,云OA联动企业微信的内外协同高效会议指南来啦!

 

1、会议室多端口在线预订

云OA支持电脑、手机、网页多端协同一键在线预订会议室,并可按日、周、月角度查会议室的使用情况,各会议室的容纳人数、设备等参数,搭配时间段冲突自动提醒,无需反复跑行政就能轻松搞定会议室,避免临到开会找不到合适办公室的尴尬。

 

2、会议纲要议程提前告知

会议相关的议程、纲要材料、讨论分组、会场座位等可在会议日程中上传和关联,参与人点击即可打开,省却文印成本,也可提前熟悉和准备,避免议题跑偏。会议还支持参与人日程回执、同时间段参与人日程冲突提醒、会议前自动推送参会提醒,让会议通知高效且毫不费力。

 

3、日历直观呈现会议安排

会议日程预定好后自动同步日历,员工能清楚直观的了解最近时间段需要参加的会议情况。同时在会议日历中,除了可以查看会议日程外还可以直接预定会议,上级也能通过组织列表查看下属的月会议情况,合理安排其他会议时间。

 

4、会议现场二维码、定位签到

年度会议、项目动员会等可能有数百上千人参与,eteams会议管理系统还支持会议现场参会员工手机扫码签到或定位签到,精简签到流程。到会情况自动统计,签到列表快速查询,谁到谁未到一目了然,有效保证参会率。

 

5、支持远程电话、视频会议

eteams已与企业微信全面无缝打通,借助企业微信不用高大上的网络会议设备即可轻松发起跨区域、跨组织的电话会议、视频会议。并支持通过微信邀请外部客户、供应商、合作商等参与企业招商会、碰头会等,节省人员差旅成本。

 

6、会议表决评议在线投票

会议中涉及表决投票的,可提前通过表单建模将表决项输入系统,参会人直接在会中针对议题中实时录入投票数据,投票结果实时统计,透明又高效,让会议时间有效缩短。

 

7、会议任务派发不脱节

高效会议举办后,日程下直接在线编辑、推送会议纪要,派发和沟通任务内容。并支持将会议日程一键转成任务,明确责任人、完成时间等,负责人在线跟踪督办任务执行情况,助力会议后工作不脱节。

 

8、会议任务执行内外协同

eteams任务应用也与企业微信、微信全面打通,会议中派发下来的任务有需要企业外部客户、伙伴参与的,直接将其添加外部共享人。外部人员微信授权登陆即可同步接收任务反馈,快速沟通执行问题,让内外协同更智能,任务执行更高效。

 

综合来说,eteams内外协同的会议管理已经形成了从会议室管理、会议预定、现场签到、远程会议、表决投票、会后任务督办执行一体化的应用体系,让企业有效节省开会成本,缩短开会时间,避免无效会议!

 

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