泛微OA金融行业费控管理应用案例

某企业是一家以融资租赁为主营业务的类金融机构,总部业务范围覆盖全国。其实企业在实际管理过程中,涉及的费用类型多、对应的标准各不相同、费用管控的方案复杂、处理量大。此次费控管理应用也是泛微团队为该客户重点打造的应用之一。

  泛微实施团队围绕着客户的财务业务管理需求为核心,以智能化、平台化、全程电子化的OA系统为基础,为客户提供全面的费用管理应用,主要为:

全程电子化的费用管理体系:从费用的申请、审核、发票管理、银企支付、电子存证到凭证生成全过程管理。

智能化的费用业务处理技术:如智能发票识别、智能合规检查等。

与外部系统集成对接:通过与集团NC对接,实现凭证的自动生成。

 

 客户案例展示

费用报销是每一个企业都存在的,而且对于一个企业来说,我们需要做好持续的业务收入增长,但是控制合理的支出,也是关键的,因此做好费用的管控,是一件非常重要的事情,也是企业保持长期稳定发展的一个基础。

通常情况下,企业报销业务量都比较大:

对于员工来说,填写单据耗时耗力,各种发票没有办法去进行统一的归集,导致经常漏报和丢失发票;

对于领导来说,审批单据量也很大,并且在报销审批时也没有相关的数据和信息进行参考;

对于财务人员,处理报销业务更是头痛,涉及到发票的核验、网银支付、凭证记账等等重复性高且附加值低的繁琐操作,工作量巨大;

泛微实施团队根据客户财务管理需求及业务管控制度,量身定制,主要帮助客户实现如下管控目标:

公司所有部门费用预算编制与控制

OCR识别形成发票台账触发报销流程

结合流程落实公司的财务报销制度

批量推送至NC系统形成会计凭证

 

 一、发票管理

泛微的费控发票云可以为企业提供全票种、多渠道的采集,多类型发票的识别,增票的自动查验真伪,专票的认证抵扣,发票的合规处理,可以根据票据类型分类填单以及自动价税分离,并形成发票台账的全过程管理。

1、发票识别:

对于员工来讲,最关注的是自己的发票的管理与快速报销,避免复杂的填报过程。泛微费控平台有个最大的特点,就是PC移动一体化,只需要一部手机,就可以快速报销。通过拍照扫描发票,就可以快速发起报销流程,生成相应的报销单。

(1)方式一:通过手机拍照上传发票

一旦发票上传之后,就自动完成了发票的验真以及验重,泛微已经与外部的税务平台打通了接口,整个过程都是自动完成,大大减轻财务对于发票的验真、去重等工作,提升了整个发票业务处理的效率。

(2)方式二:通过发票台账上传发票

在发票台账中,可支持多种格式的图片或文件进行发票的识别、查验。

(3)方式三:通过发票台账上传发票

同时,如果是电子发票,还可以与支付宝、微信、邮箱等第三方的电子发票结合,能够自动把数据同步到我们的发票中心,同步之后,就自动可以形成发票信息,不需要人工再次补充填写信息。

2、发票报销:

员工通过通过OCR扫描识别后的发票,可直接在发票台账中批量勾选多张发票快速发起报销流程。

3、到票登记:

对于供应商的发票及预提发票,可以由发票提供人在发票台账中选择验真通过的发票进行到票登记。同时在流程明细表中选择发票号,可自动带出发票缩略图,点击缩略图可直接显示发票信息。

 

 二、预算管理

泛微预算管理支持全面预算场景中多维度预算参数设置,可以实现多维度的预算编制与执行管控设置,并通过与报销或付款流程结合,实现全面预算数据的真正落地执行管控。该客户根据部门的性质不同,制定销售类预算模版和管理类的预算模板,可通过预算编制模板批量导入各部门的预算数据。同时根据部门编制年度固定资产预算。

预算不够需要预算追加时,通过“预算追加流程”完成预算追加申请,流程审批结束时自动完成相应预算数据更新。

预算需要变动时通过“预算调整流程”完成预算调整申请,流程审批结束时自动完成相应预算数据更新。

 

 三、业务管控

1、对私业务

以差旅费报销为例,流程规划时结合了财务报销制度的城际交通标准、住宿标准、出差交通费标准、出差伙食费标准、包干交通费标准、包干伙食费标准、报销时间、事前申请管理要素等对流程进行管控。

2、对公业务

本案例客户的对公业务按照对公付款是否事前进行年终计提,可以分成常规业务和非常规业务两大类。

 

 四、凭证集成

费用流程审核完成之后,数据写入生成预制凭证台账中,在台账中批量勾选多条数据可直接生成预制凭证。

生成预制凭证后,在同步NC页面批量勾选多条待同步数据根据财务填写的其实凭证可批量推送凭证至NC。

 

 系统应用价值总结

本案例客户-费控管理应用亮点总结:

1、人员报销及时,审批效率提高;

2、减轻财务人员付款、验票、凭证制作工作量减轻;

3、报销结合预算对部门的各科目预算进行有效管控;

4、费用报销流程结合报销标准,从源头合理控制,进行事前、事中、事后的全过程管控;

5、费用及预算等费用实时统计;

6、与NC系统打通,记账凭证自动生成,增强了OA系统和NC系统的数据交互便捷性、准确性。

 

泛微华南业务运营中心成立于2003年,泛微华南业务运营中心依托“泛微软件”致力于OA软件本地化的发展,提供两小时服务圈承诺,是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发,渠道业务为一体的软件厂商。则契约锁是我们的战略伙伴,满足客户各类集成对接需求,为客户提供符合实际业务签署需求的电子签方案。

 

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