全程电子化印控管理平台,助力大型集团安全高效用章

印章代表着组织和个人的身份,很多组织由于印章管理不善导致业务、管理上出现了风险和难题。

 

特别是对于大型集团来说,由于分子机构多,印章存在着多而分散等问题:

• 分子公司章难管:各个分子公司印章在各地,到底被用在什么地方很难掌控;

  • 效率低且成本高:文件来回寄送效率低、快递打印储存成本高,而且容易丢;

  • 印章滥用难监管:被错用、盗用、冒用、滥用风险高,人情账萝卜章难杜绝;

  • 印章外带无监控:公章经常要外带出去办事,很难监控,到底谁用了用在哪;

  • 印章分散不可控:管控过严会产生效率问题,集团放手则会有各种管理风险。

  

全程电子化印控管理平台,助力大型集团安全高效用章
  面对合同及印章管理困境,管理层、业务层、决策层都对印章管理有着迫切需求,需要构建全程电子化的电子签署及印控一体化管理平台。

 

 全程电子化印控管理平台功能亮点

通过搭建统一印控管理平台,把大型集团内部所有组织的电子印章和物理印章统一管理起来。

 

1、支持多种业务场景

  流程驱动,规范落地

涵盖企业内部多种用印签署场景,打通无纸化办公最后一公里,实现集团型企业业务流程全程电子化。

集团内部各类的签署场景都能够通过审批流程来驱动电子印章的使用,签署完成的文件自动归档、存证。

支持劳动、采购、经销商等各类型合同,包括各种物流、仓库管理单据、公文、招投标、对账,借款、证明类多种业务场景,实现从申请到发布全程电子化。

 

  2、电子签章集团化管理

  全生命周期流程驱动

电子签名、电子印章、物理印章从制作、管理、使用、监控、授权、审计、停用、变更、废除等全生命周期过程,实现线上的统一管理闭环,解决传统情况存在的效率和安全性、成本等问题。

 

①流程驱动

通过电子流程驱动印章管理行为,规避传统情况下人为操作印章可能存在的隐患,只有通过审批后才能够对印章进行管理。

所有用印行为均通过流程控制,根据不同应用场景,用印流程可分为固定流程、自由流程、混合流程(固定和自由相结合)三大类。

流程流转和授权过程中,对印章进行监控和授权一直到操作用印,实现所有过程流程化控制,做到步步有授权,处处有监控,保证授权用印过程安全可靠。

 

 ②分级分权

对于大型集团来说,印章要求分级分权管理,总部可以授权分子公司独立管理印章,也可以由集团统一管控,权限灵活分配。

有权限的用户能管控总部及下属所有公司的全部印章。而对于分子公司的印章管理员来说,根据集团总部管控要求,可以单独查看和管理自己权限范围内的印章。

 

 ③印章责任人

针对集团型企业多分支、多层级的情况,通过建立印章管理责任人体系,责任人能够监控并授权印章使用。

通过提交流程、经过审批后由系统自动实行管理动作,将人员和印章隔离开,杜绝了管理人员“既是裁判员又是运动员”的情况。

 

  3、签署方式多样化

  移动化、批量化,提高效率

实现PC移动一体化电子签章管理使用。所有在PC端的应用和功能都能自动扩展至移动端,真正实现PC和移动一体化,随时随地使用和监控印章。

 

 4、电子文件管理

  防伪打印、自动存证归档

①合同、协议签署全程电子化

合同、协议等文件可以在线发起签署流程,双方在电子签约平台在线用印和签章。

在签署人完成签署工作前,需要进行二次验证的操作,保证签署人的真实身份和真实意愿,避免代签、盗签等可能存在的风险。

 

②电子文件防伪打印输出

线上电子文件打印授权申请成功后,采用防伪彩打一体机,打印时通过光学水印、光栅防伪码、自定义水印、二维码等动态防伪打印技术,确保打印文件无法仿造和复制。

 

③电子文件保存

签署完成的文件在文件中心加密保存,支持多维度的查询、借阅,并且在其他系统和流程中,可随时关联、引用文件。

 

④电子存证

电子化签署过程及电子文件,都可以在权威的国家公证处和司法区块链中存证,进一步增强电子签的法律效力。

 

⑤电子文件模板管理

各类文件模板均可以在系统中由集团统一管理,也支持各分子公司分级管控,模板支持在线编辑和修改留痕控制。

 

  5、电子签章风险管理

  实时监控,多维度数据展现

①印章监控日志

每一个印章均提供详细的监控日志,对每次的用印行为进行记录,用印人、用印文件、用印时间等信息全部记录在案,方便追根溯源,及时发现问题。

 

②风险预警管理

风险预警模块能够对印章管理可能存在的风险行为进行分级预警,根据不同风险级别提醒管理人员快速响应,指派责任人进行风险处理。

③印章管理报表

系统内多维度的印章使用和管理数据都可以通过报表的方式进行展示,进行统计分析。

 

 6、多种系统集成能力

  满足多项业务场景全程电子化

印控中心提供丰富的功能接口,并且通过无代码配置化的方式,快速集成,快速调用各类功能。

 

OA系统通过搭建统一的印控中心,实现集团所有电子章和实体章的管理授权,实现印章集中管控,用印安全与效率兼顾;所有纸质合同单据,从线下模式逐渐转变为线上签署的全新模式,打通全程电子化最后一公里。