契约锁案例—四川贝特药业物流单据电子签署场景

成都倍特药业股份有限公司是一家从事医药创新和药物研发、生产及销售的高新技术企业 。截至2020年,公司旗下已拥有10余家分(子)公司,员工3500余名,其中研发创新团队达700余人 。成立了六家研发机构,建设了六个生产基地,并组建了制剂和原料药两大营销体系。 集研发、生产和销售于一体,覆盖从中间体、原料药到制剂的全生态医药产业链。

 

线下签署痛点:

1、单据量大,纸质归档、查询、管理耗时耗力

2、纸质单据靠物流送回,物流送回过程易丢失单据

3、发货单涉及物流、客户结算,如丢失后容易造成损失

 

解决方案

1、倍特业务人员在U8系统中完成制单,同时通过点击“保存”按钮,按照契约锁提供规则分别生成物流、客户签署链接二维码以及文件查看二维码链接。物流签署二维码、文件查看二维码添加到U8销售出库单(发货联)上;客户签署二维码添加到U8销售出库单(客户联);分别打印销售出库单模版。

2、U8通过点击“保存”按钮生成二维码后,紧接后续异步调用契约锁合同创建接口,发起电子合同并自动加盖发起方出库章(倍特、云集),成功生成合同后在U8中间表中生成一条合同记录。(出库单号、客户、日期、总件数、签收状态、物流公司、物流签收日期、客户签收日期等)。

3、倍特、云集管房人员线下将纸质出库单分配给对应的物流司机,物流司机拿到纸件并核实货物后,登录契约锁App或H5页面,扫描纸质签回单上物流签收二维码,此时契约锁将物流司机所在公司作为一个签署方加入到签署流程中(若物流司机在多家公司则弹出窗口让物流司机选择签署公司),物流司机完成物流签收公章的加盖,后续单据逐个扫码签收。物流司机签署完成后,契约锁需要将物流公司签署状态、物流公司名称、物流司机名称、联系方式、签署时间等信息回写至中间表。

4、客户在收到货物并验收后,由当前在班库管登录契约锁App或H5页面后,扫描纸质签回单上客户签收二维码,此时契约锁将核对当前库管是否为订单接收方客户的库管,如是则进入签署,由库管完成客户签收公章的加盖,后续单据逐个扫码签收。如不是则不能签署。客户在签署后,契约锁将签署状态、客户签署人姓名、联系方式、签署时间等信息回写至中间表。

5、为确保客户已完成签署,物流司机通过扫描发货联上的文件查看二维码进行查看客户库管是否完成签署。

 

项目整体价值

1、提升效率

文件线上签署,减少了线下审批、打印、邮寄等繁杂的程序和步骤,系统操作简单易上手,大大提升工作效率。

2、加强内控

对印章权限进行管控,实现用印人身份校验,用印记录可查,可追溯。

3、减少成本

采购、销售合同等文件全程电子化,为倍特节省了大量的合同打印、邮寄以及保管的费用。

4、业务整合

与现有的U8、OA、LIMS等系统进行整合,实现合同、单据、实验报告等从生成、签署、封存、存储全程电子化。

 

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