建设项目档案是由项目参建各方共同形成，是项目建设全过程的真实记录和历史凭证，是质量责任追溯的重要依据， 是对建设项目进行监督、管理、验收、审计以及设备养护、维修、改造、管理的基础资料，是建设项目改建、扩建和实施质量保修的重要凭证。
国家出台了众多建设项目档案政策法规。2018年，国家档案局发布DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》；2019年国家档案局修订了 GB/T50328—2014《建设工程文件归档规范》，梳一了建设工程档案的验收标准， 明确建设项目档案管理依据，要求要建立真实，完整，准确的工作中档案。
01.
建设项目档案范围及政策解读
建设单位应建立项目电子档案管理系统
1）建设项目档案范围：
根据《建设工程文件归档规范》，建设项目档案主要包括：
立项文件；招标投标、合同协议文件；勘察、设计文件；征地、拆迁、移民文件；项目管理文件；施工文件；信息系统开发文件；设备文件；监理文件；科研项目文件；生产技术准备、试运行文件；竣工验收文件等。
其中，档案管理的用户范围包括建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等。主要分为以下几种：
建设单位：在工程准备过程中形成的工程准文件，包括在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准阶段形成的资料；建设项目竣工验收活动中形成的资料…
施工单位：项目施工过程中形成的资料；工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样…
设计单位：设计过程中产生的设计图纸、设计变更单等资料…
监理单位：在工程设计、施工等监理过程中形成的资料…
2）政策解读：
项目电子文件应归档。项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能， 并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全。
明确项目电子档案管理要求。项目电子档案可参照纸质档案的分类方案进行整理。项目电子档案的保管、有效性保证、鉴定和利用应符合GB/T18894（《电子文件归档与电子档案管理规范》）的规定。
电子档案管理系统功能。建设单位应建立项目电子档案管理系统，系统应具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理、备份等基本功能，以用于管理项目的全部电子档案。
02.
建设项目档案管理痛点
周期长·主体多·程序复杂·数据海量
项目周期长，同步管理难：建设项目一般周期比较长，设计专业多，工艺复杂，项目管理难度高，工期紧，导致档案管理与项目管理同步管理难度高，多主体难以协同。
涉及主体多，档案收集难：涉及到建设单位、施工单位、监理单位等多个主题，文件类型复杂，分类标准难以统一，同时业务系统多，数据分散。
项目程序复杂，档案整理难：建设项目归档范围广，内容多，数据分散，整理组卷规则复杂，难以实现自动化。
档案数据海量，档案利用、移交难：归档后的档案数据量，主管单位移交数据标准要求高，同时海量数据难以检索、利用。
03.
文书定建设项目档案管理方案
业档一体化、多主体、全量归档
泛微·文书定数智档案管理系统通过集成各类与建设项目相关的业务系统，围绕建设项目从策划、立项、设计、招投标、施工建设、竣工验收、交付使用直至后期运维的全生命周期，对所有产生的各类文件材料进行系统性、全程性的收集、整理、归档、保管、利用和处置等一系列工作的集成化管理。实现业务与档案融合一体管理，让数字成果可查·可验。
1）连接业务系统：文书定通过无缝连接项目管理系统、图纸管理系统、招投标管理系统、合同管理系统等相关业务系统，将建设项目文件的关联关系、元数据、版式文件等同步到档案管理系统。实现建设项目档案全量归档。
2）预归档管理平台：系统配置了预归档平台，实现档案收集工作前置化。按照业务管理维度展现前端归档数据，支持通过接口对接方式完成数据接收；也可通过手工创建的方式进行手动数据接收，实现业档深度融合。
对于建设项目档案归档周期较长，可能有些自动分类规则不明确的档案，可预先进入预归档库，由兼职档案管理员或部门业务人员进行日常维护，保证档案完整性。
归档的建设工程电子文件包含元数据，保证文件的完整性和有效性，并通过电子签名，确保所载内容真实和可靠。
3）建设项目档案收集：规定要求项目建设过程中形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全。
文书定实现了数字化副本全量接收、业务系统数据自动归档、手动新增上传归档等方式进行档案收集，并且实现智能著录，集成AI大模型多模态数据处理能力，支持建设项目相关档案自动识别，包含图片、PDF等格式文件，用户上传文档后，可一键实现结构化字段的精准抽取与映射，显著提升档案录入效能。
在收集完成之后，后续会对档案进行相关的整理动作，包括一文一件的管理，以及案卷式或项目式的管理。
4）建设项目档案管理：在档案整理完成以后，支持档案后续的一系列标准动作，包括加盖归档章、流程审批归档、版式文件转换等，支持CAD图纸在线预览。满足档案管理标准合规性的要求。
5）建设项目档案利用：文书定通过提供多种档案检索方式，便于档案的查询和利用。支持文字、语音、图片（OCR识别）等多种交互形式，支持对话的多轮次交互，不断对话修正问题，提供最优答案，提供对应的项目档案数据。
同时建设单位档案管理机构应根据项目建设和运行管理的需要编制必要的编研材料,如专题文件汇编、项目大事记、常用图集、专题研究等。文书定能够帮助组织进行在线编研，建立专题，对档案库中的档案进行再利用，发掘档案深度价值。
6）建设项目档案移交：规范中规定，竣工验收后，建设单位应按有关规定向运行管理单位及其他有关单位办理档案移交。
文书定协助组织实现项目档案移交、接收、入库全过程数智化管理，形成数字档案移交信息包；支持内部移交与外部移交。记录移交接收的过程信息、档案明细信息，包括移交内容、数量、图纸张数等。
根据不同使用场景配置不同的“检测方案”，满足档案数据在档案收集、归档、移交、长期保存阶段的不同检测要求，确保档案移交规范、安全。
04.
文书定建设项目档案管理场景
地产、招投标、图纸、项目合同等
1）地产项目”业档一体”：覆盖拿地、立项、方案、规划、施工、预售、竣工、竣工档案、移交城建机构等全过程的项目档案管理。
包含：项目合作资料（股权收购、转让、合作）、项目战略框架协议、土地拍买相关资料、招牌挂文件，规划条件、发改委文件、方案复函、工程设计方案审核意见、建设工程规划许可证，附件及附图、建设工程施工图设计文件审查合格通知书、建设工程施工许可证、预售许可证、建设工程竣工验收报告等。
2）招投标管理”业档一体”：覆盖立项审批、招标采购发标、收取投标文件、评标、合同签订全过程，实现招标、投标档案等招投标全流程文件归档。
包括：立项审批文件、供应商入围文件、回标文件、招采计划、招标文件、评标记录等。
3）合同管理”业档一体”：满足从合同的起草、审批、签订、履行到归档全生命周期管理，可结合电子签实现合同档案，包含合同文档、附件、签批件、订单、发票、收付信息等，全量数智化自动归档。
各类合同、协议文件中的合同表单数据、合同文本内容、领导审批意见等内容自动关联汇集在一起，并且根据业务场景自动分类，让归档的合同档案与相关业务数据自动关联，快速还原业务全貌。方便后续查询与利用。
4）项目管理（图纸）”业档一体”：将设计依据文件、施工过程文件、图纸、附件等，通过接口自动从图纸系统、项目系统中获取，并且可按项目类型自动分类。
同时，文书定提供图纸档案多版本管理功能，通过对图纸版本编号的管理，确保项目每版图纸均有效保存于档案管理系统中，系统同步提供图纸在线预览功能。
总结
1）提升管理效率与准确性：实现电子化归档、检索及数据分析，提升档案系统与项目管理系统的同步率，助力建设项目档案精准、全量归档。支持OCR识别、多维度检索（如项目号、票号、合同号等），快速定位档案。
2）降低运营成本：建设管理项目档案数据海量，数智化的档案管理平台能够节约纸质存储空间及环境维护成本，减少打印耗材和人工管理的工作量。
3）保障档案安全与合规：通过数字签名、权限控制防止篡改与泄露。满足《电子档案管理办法》等政策要求，确保建设项目档案真实完整。
4）档案与项目管理业务融合：对接各大项目管理业务系统，实现档案自动接收、单点登录、消息提醒等，解决档案数据信息孤岛，并且可通过档案数据穿透查询整个项目的业务过程，实现档案与业务融合并助力业务发展。
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