泛微OA构建了八大业务与财务协同管理场景，包括“营销、合同、项目、采购、报销、资产、人事、档案”等。上一篇泛微分享了营销与财务协同知识，本文将向各位读者梳理采购支出管理的相关知识、难点、关键点、场景及价值特点，助力更多组织实现：让采购更高效，让合同更安全，让支出更可控。
一、采购支出管理相关知识
定义、业务过程梳理与管理痛点
01.采购支出管理的基础知识
采购支出是业财管理的重要内容。采购支出管理包括了：采购需求-寻源-定价-合同签订-采购执行-对账结算-三单匹配-财务付款-入账归档等典型业财活动。采购支出包括了生产性采购、非生产性采购、固定资产采购、服务采购等。
· 生产性采购，主要是指围绕核心的业务而产生的采购，例如，一家生产机床的厂商，生产性采购的内容主要是钢材、电子元器件等原材料。
· 非生产性物资采购，是指没有包括在生产物料中的，一般都是指办公用品的行政物资材料，以及经营活动中需要的软件采购等。
采购支出管理核心是财务部门。财务关心的是采购的需求是否合理、采购的商品价格是否合理、采购的数量是否合理、采购的供应商是否选对、采购的支出是否在预算内以及资金管理需求、采购的付款是否符合合规、采购的核算是否及时准确等。
02.一个典型的采购支出管理业务过程
现在，我们模拟一个采购需求从提报开始，到最后结算的全过程：
· 采购需求提报：设备部门根据设备检修计划提交备件采购申请。
· 寻源到协议：采购部门受理申请，组织询报价，确定供应商和价格；根据定标结果与供应商签订合同，财务根据预算情况以及财务内控要求对合同进行审核；并依据合同约定的付款时间、金额、方式编制支出资金计划。
· 执行到请款：向供应商下订单，订单执行完成后采供双方对账，对账完成后供应商开票，采购方收票后财务记录应付账款，采购根据账期，将订单、入库单和发票递交到财务，发起付款申请。
· 付款与归档：财务根据资金计划发起付款并冲销应付，并同步生成相关凭证记账。全程全量归档，包括采购业务单据、财务凭证和审批过程存证。
03.采购支出管理的难点
1）供应商管理痛点：采购方与外部供应商业务对接和信息传递若是以线下纸质的方式进行，耗时耗力，数据无法沉淀；需要进行严格管理，避免履约交付风险。
2）采购需求是否合理：需求如何科学审核，若是不合理，会造成资源浪费。
3）预算与资金管理：预算管控主要还是事后扣减，如何做到事前的控制和事中的监控？预算执行情况如何心中知晓，让规则驱动自动管理？支出资金计划的预测和更新相对业务发生若是滞后，不知道下个月有多少钱要出去，会出现紧急付款、延期付款。
4）采购合同管理的痛点：合同审批主要依靠人的判断，内控制度如何落地；订单跟合同脱节，实际履约和合同约定如何进行协同？
5）对账工作繁琐的痛点：采购和财务部门若是无法及时对齐资金计划，会导致付款延期，影响和供应商的长期合作；
6）线下管理痛点：有些关键操作主要依赖人工线下执行，过程不透明，价格不合理；证据在线下管理，如何很好地进行有效的审计监察？
7）系统断点的痛点：采购方内部提单、合同、库存、记账可能实现了部分线上化，但是由于系统之间不互通，还是需要人工居中衔接，手工进行数据转化和单据录入。
二、泛微采购支出管理全过程的关键点
需求.寻源.合同.业财.订单.归档.分析等
1）智能需求校验：需求部门提交采购申请，系统自动校验库存和预算，校验通过后冻结预算。这一环节将财务支出合规前置到需求提报阶段。
2）智能寻源定价：采购部门受理申请，组织询报价，确定供应商和价格。系统自动抓取供应商风险信息，核价时带出历史采购价格和行情价格，实现财务风险管控前置到定商定价环节。
3）智能合同审核：与供应商签订采购合同，定标结果直接带入合同。AI审核助手在财务审核环节智能判断内控规则，如预付款比例、付款方式等，实现财务内控规则智能管控。
4）业财数据转化：合同签订后，系统自动生成付款计划、付款方式和金额，业务数据直接转化为财务数据，并更新资金支出计划。订单完成后，入库数据和质检扣款自动生成对账事务，业务数据直接转化为财务数据。
5）智能三单匹配：采供双方在线完成对账后，系统自动触发供应商开票流程。采购方在线收票，并进行验真、查重，实现订单、入库单、发票的智能三单匹配。
6）支出规则管控：到票后自动应付账款入账，根据账期和资金计划管控规则，自动发起付款申请。财务根据资金计划发起银企直联付款，付款凭证回推，冲销应付。
7）全量支出归档：全程全量归档，包括业务单据、财务凭证和审批过程存证。
8）支出全量分析：采购支出全维度的预测分析、决策分析、风险分析、趋势分析、动因分析等，可穿透全程可视。
9）AI支出助手：需求提报助手、供应商管理助手、比价助手、智能合同助手、订单执行助手、对账助手、风控助手和一句话提单、查单、问数。
三、泛微直采&间采支出管理方案
全场景的采购支出管理模式
为了适应不同品类、不同场景的采购支出管理需求，采购支出支持直接采购、间接采购两大类不同的管理模式，实现采购支出管理的降本、增效、防风险。
01.直接采购
用于产品生产及销售的物料与服务的购买，服务于外部客户，直接关联企业核心产品。特点是采购量大、单价高、需求计划性强，与生产计划紧密绑定。核心是保供、保质和降本。
1）供应商风控：严格审核供应商的资质、供货能力，对核心供应商持续风险事项监控质量协同与评估体系：建立严格的质量和交期评估要求，能够在线对供应商发起索赔和整改，供应商可以在线反馈。
2）生产库存联动：与生产制造系统、仓储管理系统深度集成，采购计划自动滚动，保证物料齐套，追求最优库存。
3）外部行情联动：大宗原料价格随行就市，采用RPA技术自动抓取行情数据，结合智能规则算法判断最优采购量和采购时点。
4）成本精细管理：详细拆解料工费报价明细，沉淀价格数据，建立成本模型，寻求降本空间。
5）合同订单关联：大宗物料很多是框架合同，需要依据合同生成具体的订单约定量价和交期，支持框架协议下的订单关联，自动进行阶梯价等复杂计价方式的核算。
6）计划拉动交货：将要货计划同步给供应商，供应商确认后按计划定期定量交货，减少人工重复操作。
7）高效对账结算：接收入库、质检扣款、让步接收、返利等业务动作能自动转化成财务数据，自动生成对账事务，采供双方可在线对账、开收票，采购方根据支出资金规则可定期自动发起付款申请，银企直联可一键快速支付，会计引擎可自动生成凭证入账。
8）资金计划联动：根据采购合同中的结构化财务条款自动生成支出预测，根据发票和账期自动编制支出计划，联动收入预测自动排款。
02.间接采购
支持企业运营及生产的辅助性物资或服务购买，服务于内部客户，不直接交付市场。特点是品类繁杂、少量多频、需求零散且突发性强。核心是需求管理和效率提升。
1）预算编制与执行：联动历史价格进行预算编制，预算可以根据业务发生实时占用、扣减和释放，能够看到实时的预算执行台账。
2）需求合理性评估：提单时自动校验预算与库存情况，预算不足触发追加审批流程，有库存的情况下触发领用流程，避免资源浪费。
3）提升框架比例：对间采物料进行紧急度、频率、数量、框架比例、价格等多维度分析，寻找框架协议的机会，寻求以量换价，减少重复工作。
4）建设企业商城：对接外部电商平台，上传内部框架产品目录，需求部门自助下单，供应商接单后自主进行履约交货，省去内部需求澄清和对接工作，提升效率，提升内部服务满意度。
5）寻求集采机会：针对集团性企业，分析品类集中度，寻找集采机会，获得更优的采购价格，支持统谈统签、统谈分签等多种集采模式，支持集采组织与分部采购部门的分级分权管控。
四、泛微采购支出管理的特点&价值
让采购、合同和支出一体化协同运转
01.方案特点
1）一体化：在一个平台上完成供应商管理、寻源到协议、订单到付款、采购合同管理、预算管理、资金计划管理全流程；系统具备可信数字能力，让采购、合同、支出业务全程无纸化流转，全程全量自动归档。
2）规则控：将管理制度通过规则引擎配置到审批流程和业务过程中，风险前置化，让管理制度真正落地，从“人控”到“规则控”转变。
3）数据转：业务数据和财务数据自动转化，异构系统数据打通，业务过程数据自动流转财务数据。
4）AI驱动：基于Xiaoe.AI智能中台，构建采购、合同、支出业务智能体，实现智能取数、智能审核、智能核算、自动执行。
5）用户导向：基于不同角色和权限，为内部采购、财务、法务、需求部门和外部供应商提供全员使用、在线协同的个性化工作台。
02.方案价值
1）对需求部门：采购更便捷高效，体验更友好，实时跟踪采购状态，提升寻源效率，助力找到价廉质优的物品。
2）对采购部门：在线协同，效率更高；全程阳光透明，寻源定价更有依据；需求部门自助下单，内部满意度更高；采供双方在线对账，对账事务自动生成，节省对账工作量；构建合格优秀的供应商队伍；执行采购向战略采购转型，工作更有价值。
3）对财务部门：规则引擎+AI智审，审核更高效；发票自动验真，风险可控；业财引擎自动核算，降低复杂计价场景的核算难度；会计引擎自动入账，提升做账效率。
4）对管理者：费用透明可控，预算执行一目了然；资金支出有计划，支出计划自动编制，联动收入预测智能排款；数据实时分析，支撑业务决策。
5）对组织：精细化成本管理，人力、物料成本双降；构建灵活、合规、高效的采购支出管理体系；实现业财融合，推动数字化转型；构建敏捷、绿色、可持续的供应链生态。
可信数字+智能AI技术+低代码+集成平台+流程引擎+规则引擎，为泛微数智采购支出管理提供坚实的技术保障，核心帮助客户解决需求准确、质价合理、合同签对、支出管好、全量存档。让采购、合同和支出一体化协同运转，让采购更高效，让合同更安全，让支出更可控，助力组织实现支出域阳光透明、降本增效、风险可控、业财融合。
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