搭建数字差旅平台:全面集成,差旅费控一体化

随着集团业务的不断发展,集团人员规模不断扩大。日常办公中,总部员工出差频繁。之前,申请、审批、线下操作、报销流程繁琐,大大增加了出差员工、行政人员、财务人员的工作量。

现在,金光集团携手我们OA,优化员工差旅流程,全面集成携程商旅,实现订票、报销全程数字化。

 

金光集团数字化差旅平台应用特色

1、全面集成携程商旅

优化出差流程,提升差旅体验

 

差旅标准管理

为了严格执行差旅标准,金光集团首先确立了不同城市、不同情况下的差旅和补贴标准。

通过在OA中维护管理不同城市的住宿标准、就餐杂费交通补贴等,并且推送至携程,在酒店预订时能够智能进行控制,便于差旅报销时补贴的校验。

同时,外币金额智能转成本币金额传给携程,减少了人工计算的工作量。

实现公司差旅业务管理标准化,成本严格管控,事前申请及订票数据一站式、可追溯。

 

PC端出差申请提交

出差员工通过在OA系统提交出差申请流程,将差旅信息和携程预订信息,包括机酒等,清楚填入流程表单。

流程表到中的携程预定信息自动传到携程,到订票节点时,出差员工可单点登录到携程自动完成订票、订酒店。

从OA系统单点登录到携程时,行程和预订信息自动带入携程,系统自动弹出当前用户的待办出差审批单,出差员工可确认自动完成酒店、飞机票、火车票预订。

在携程平台订票时自动完成相应出差审批状态、差旅标准的校验,大大减少了审批工作量。

完成订票后携程预订的订单状态及数据自动回传到OA明细表内,供出差人查询和统计差旅成本。

通过流程化的模式,优化员工出差时一系列申请提交、订票、发票收集、单据重复审批、凭证录入等繁琐操作。

 

2、移动票务预订单点登录携程

为了方便操作,移动端也可快速进入携程进行票务预订,可以直接通过出差申请单中的订票按钮直接进入,也可通过OA系统移动端中的携程企业商旅应用进入。

进入机票预订界面后,可在“差旅标准”查看出差人当前机票差标范围参考。根据差旅标准,可以选择合适的航班、舱等。

选择完机票进行支付时,自动选择公司账户,不需要员工自行垫付。且公司支付会由携程月结统一对公开票,优化了整体流程体验及办公效率。

同时机票关联行程号,可选择OA中出差申请单。

在线智能校验预订信息,提交后若预定信息与出差申请单信息不一致,则无法正常预定,确保差旅的合规性。

 

3、凭证集成自动化,减少工作量

报销流程归档自动推送凭证至SAP,形成凭证。

4、携程商旅月结对账管理费用清晰,查询方便

OA系统自动将出差信息,与携程发送的Excel对账单进行自动对账,对账完成可勾选触发对公支付流程,数据自动带入付款流程明细表进行支付审批。

为了方便查看,点击差旅单的金额时可以穿透查看费用的明细组成信息,各种费用清晰可查。

 

金光集团数字化差旅平台应用价值

1、统一组织:OA、携程实现单点登录,减少账号密码重复输入的繁琐;

2、高效管理:覆盖大型企业所有涉及订票业务员工,统一高效合规管理,简化流程,提高效率;

3、统一结算:公司直接与携程对接结算,实现公对公结算,无需员工个人垫付,提升员工差旅体验;

4、统计便捷:携程定期推送月结清单,方便各维度信息统计,OA中也可进行流程报表展示、信息对比。