OA软件巧用附件模板,解决三大难题

我们在收发文或发起合同审批时,往往需要上传附件。这些附件一般具有固定的格式,在日常办公中总是会出现以下难题:

1、上传的附件格式不规范,没有按照固定格式写

2、文件一般存储在本地,更换设备后造成上传不便

3、每次上传都需要进行同质信息的重复填写,影响工作效率

针对以上问题,e-office协同平台实现附件模板功能。只要提前在表单中设置好公共模板,员工在发起流程时可直接线上调用并进行微调,即可实现附件的快速上传。

1、如何进行模板设置?

以合同审批为例,公司对合同的格式一般有具体的规范,每份合同往往只需要将甲乙方、签约时间等基本信息进行修改即可。这时候,我们就可以设置合同附件模板减少重复操作。

设置模板时,通过流程管理-表单设计,找到合同审批流程,添加附件上传控件。设置属性时,可设置附件批量上传或单个上传、上传数量、大小、附件展示形式、附件数据源、附件模板等。

 

2、可以上传哪些格式附件?

针对一条合同审批流程,用户可上传多个合同附件模板。附件模板支持word、excel、pdf及图片格式的文件。同时,可控制附件模板查看、编辑、下载等权限。

 

3、如何使用附件模板?

系统管理员在表单设计中上传好公共的附件模板后,普通用户在发起流程时可直接调用模板。调用时,点击附件上传旁边的“+”,即可展示所有模板,根据需求选择对应的模板即可。

因为模板是公用的,员工可根据具体的业务需求对模板的标题、内容等进行线上修改。微调之后,便可实现附件的快速上传。

通过设置公共附件模板,规范合同、公文格式,减少本地文件因设备更换带来的不便,同时避免重复信息填写,提高工作效率。

 

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