前年,我们发起了无印•良品案例征集活动,目的是收集客户原汁原味的案例故事,并在公众号分享给广大泛微OA用户。这些短小精悍的案例故事来自各类应用场景,建模、流程、门户、集成等等。我们希望通过这些分享,让OA用户们了解OA的实用性及易用性。
今天分享的是新员工入职表单外发收集信息并触发工作流。

功能背景
在企业中,新员工入职的步骤一般是:新员工线下提供信息至人事,人事将关键信息交由IT管理员创建新员工账号,再将信息进行整合筛选,手动录入系统。
此方法工作量较大,且信息核对会有一定的错漏风险。没有形成完善的工作流程,不利于企业管理。
基于E9数据中心,可以实现通过数据中心外发收集数据,流程引擎中触发审批工作流,并在流程归档后创建员工账号。结合数据中心、流程引擎、建模引擎完整的实现【新员工入职】的过程。
实战案例
1、人事将链接/二维码等推送给外部用户;(数据中心)
2、外部用户填写入职信息;
3、触发入职审批流程,人事为新员工分配部门等信息;(流程引擎)
4、入职审批流程流转至IT部门,IT部门为新员工分配系统账号;(流程引擎)
5、系统根据流程信息自动创建新员工账号;(人事模块)
6、对新员工进行培训安排;(知识中心)
功能实现
01、功能说明
基本逻辑:
外部员工通过数据中心发布的表单,填写自己的基本信息,基本信息存入表单字段中。
当数据存入建模模块时,触发数据审批流程,外部员工填写的字段与流程字段做字段映射。
流程触发后人事同事审批外部员工填写数据是否规范,并为员工分配部门、岗位等信息。
IT部门为员工分配账号,其中编号为建模自动生成的人员编号。
通过将流程与人事模块中的状态变更流程进行绑定,可以达到IT部门分配账号后,系统自动为新员工创建账号,并将基本信息自动与账号进行绑定。
IT部门发放账号之后,通过流程转数据,流程表单字段的数据回写至建模模块中。
数据中心的报表处可以查看新员工的账号。
第一步:
创建HTML表单应用-【新员工入职信息登记】
添加需要外部用户填写的信息字段,例如姓名、出生日期、手机号码、性别、身份证号、地址及证件照等。
添加人员编号、审批流程、登录账号、密码字段,设置为隐藏,因此类字段不需要展示给外部用户查看,但在后续的字段映射中需要使用。
搭建建模模块
使用第一步中生成的表单搭建建模模块-【新员工入职信息登记】,表名要与数据中心创建的表单对应得上。
第三步:
搭建【新员工入职审批】工作流
表单字段需要与数据中心创建的表单字段能够对应上,便于后续流程数据回写到建模模块。
为了避免日后其他人员查看审批工作流时,获取员工密码,可以对数据库字段进行加密,将“登录密码”字段进行加密,脱敏显示。
在表单建模中设置触发审批工作流,
以及流程转数据
表单建模-数据审批中配置审批工作流,流程触发成功回写requestid至数据中心表单中的“审批流程”字段。
在IT发放账号节点后触发流程转数据。
在数据中心【新员工入职信息登记】
应用中绑定建模模块
以上步骤完成后,新员工填写登记信息,自动触发流程,流程通过分配系统账号后,回写员工的登录账号,数据中心可直接查看人员信息。
除了新员工入职之前的信息收集、审批、账号创建,新员工入职后的培训也可以实现自动化。利用E9新功能【知识地图】,可以将新员工入职需要掌握的公司文化、考勤制度及需学习内容整合。每当有新员工入职时,直接复用知识地图进行自主学习即可,不用人事同事单独培训,减少工作量。
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