无印•良品 | 数据中心 - 新员工入职表单外发收集信息并触发工作流

前年，我们发起了无印•良品案例征集活动，目的是收集客户原汁原味的案例故事，并在公众号分享给广大泛微OA用户。这些短小精悍的案例故事来自各类应用场景，建模、流程、门户、集成等等。我们希望通过这些分享，让OA用户们了解OA的实用性及易用性。

今天分享的是新员工入职表单外发收集信息并触发工作流。

　　本期故事介绍

功能背景

在企业中，新员工入职的步骤一般是：新员工线下提供信息至人事，人事将关键信息交由IT管理员创建新员工账号，再将信息进行整合筛选，手动录入系统。

此方法工作量较大，且信息核对会有一定的错漏风险。没有形成完善的工作流程，不利于企业管理。

基于E9数据中心，可以实现通过数据中心外发收集数据，流程引擎中触发审批工作流，并在流程归档后创建员工账号。结合数据中心、流程引擎、建模引擎完整的实现【新员工入职】的过程。

 

实战案例

1、人事将链接/二维码等推送给外部用户;(数据中心)

2、外部用户填写入职信息;

3、触发入职审批流程，人事为新员工分配部门等信息;(流程引擎)

4、入职审批流程流转至IT部门，IT部门为新员工分配系统账号;(流程引擎)

5、系统根据流程信息自动创建新员工账号;(人事模块)

6、对新员工进行培训安排;(知识中心)

 

功能实现

　01、功能说明

基本逻辑：

外部员工通过数据中心发布的表单，填写自己的基本信息，基本信息存入表单字段中。

当数据存入建模模块时，触发数据审批流程，外部员工填写的字段与流程字段做字段映射。

流程触发后人事同事审批外部员工填写数据是否规范，并为员工分配部门、岗位等信息。

IT部门为员工分配账号，其中编号为建模自动生成的人员编号。

通过将流程与人事模块中的状态变更流程进行绑定，可以达到IT部门分配账号后，系统自动为新员工创建账号，并将基本信息自动与账号进行绑定。

IT部门发放账号之后，通过流程转数据，流程表单字段的数据回写至建模模块中。

数据中心的报表处可以查看新员工的账号。

 　　02、实现步骤

第一步：

创建HTML表单应用-【新员工入职信息登记】

添加需要外部用户填写的信息字段，例如姓名、出生日期、手机号码、性别、身份证号、地址及证件照等。

添加人员编号、审批流程、登录账号、密码字段，设置为隐藏，因此类字段不需要展示给外部用户查看，但在后续的字段映射中需要使用。

 　　第二步：

搭建建模模块

使用第一步中生成的表单搭建建模模块-【新员工入职信息登记】，表名要与数据中心创建的表单对应得上。

第三步：

搭建【新员工入职审批】工作流

表单字段需要与数据中心创建的表单字段能够对应上，便于后续流程数据回写到建模模块。

 　　将工作流与入职流程进行绑定，这样审批工作流归档后，系统可以自动为新员工创建账号，并根据流程内对应的字段数据为账号填入账号信息，减少管理员工作量。

为了避免日后其他人员查看审批工作流时，获取员工密码，可以对数据库字段进行加密，将“登录密码”字段进行加密，脱敏显示。

 　　第四步

在表单建模中设置触发审批工作流，

以及流程转数据

表单建模-数据审批中配置审批工作流，流程触发成功回写requestid至数据中心表单中的“审批流程”字段。

在IT发放账号节点后触发流程转数据。

 　　第五步：

在数据中心【新员工入职信息登记】

应用中绑定建模模块

以上步骤完成后，新员工填写登记信息，自动触发流程，流程通过分配系统账号后，回写员工的登录账号，数据中心可直接查看人员信息。

除了新员工入职之前的信息收集、审批、账号创建，新员工入职后的培训也可以实现自动化。利用E9新功能【知识地图】，可以将新员工入职需要掌握的公司文化、考勤制度及需学习内容整合。每当有新员工入职时，直接复用知识地图进行自主学习即可，不用人事同事单独培训，减少工作量。

 

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