泛微E9亮点功能集锦系列3:内容引擎

经过两年的迭代,E9越来越成熟,E9客户也越来越多。这个月我们开展了一项针对E9客户的调研,想了解一下客户心目的中的E9亮点功能是哪些。我们会针对回收到的客户反馈,把一些亮点功能通过公众号文章传递给大家。

 

 本期亮点集锦主题 - 内容引擎。

知识中心/目录优化/文档优化/文档权限管控/集成新增/提醒功能优化/知识地图。

如果你还不是E9客户,可以籍此来参考,是不是有些亮点值得你成为E9客户?

如果你已经是E9客户,看到你没体验过的亮点功能,也许可以去体验一下?

 

 1、知识中心

使用场景描述

泛微E9新增的知识中心可以基于平时用户的操作、所处岗位,周边的人员及系统中的应用数据进行动态智能分析,主动向用户推荐相关知识。

前端用户可以在知识中心中根据不同维护获取数据,还可以获取与个人相关的知识贡献等数据信息。

 

功能说明

泛微E9将E8的【最新文档】、【知识排名】整合成【知识中心】,智能展示数据。

  01、贡献排名

可显示当前登录用户的文档贡献在部门、分部、总部的排名,并可直接在此上传文档。

点击具体的排名后,会显示文档数量。在此页面可查看部门、分部、总部人员创建文档的数量。

 

02、最近读者

可显示近期阅读过当前登录用户创建的文档的人员。

 

 03、阅读推荐

可展示用户未阅读的最新文档,以及智能推荐系统内评论、阅读、下载次数较多、评分较高的文档。阅读推荐下方点击查看更多,则会显示查阅文档的界面。

 

 04、我的小伙伴们都在看什么

此处可展示同部门、下属、指定用户近期观看的文档,动态了解团队成员知识学习与文档阅读情况。

 

 2目录优化

 2.1隐藏目录

使用场景描述

泛微E9支持在系统中对目录进行隐藏,而在E8中需要通过修改配置文件实现。

当暂时需要对某目录的发起、查看等权限进行管控,可以不用调整目录权限,而是设置隐藏目录,则前端文档查询,文档订阅,批量共享菜单目录树中相关目录会被隐藏。

一些附件和临时文件存放目录和已废弃目录,除了单纯的创建权限管控之外,管理员还可以通过隐藏目录的功能,来控制目录在前端的显示,让前端的目录树展示更加简洁,避免过多冗余目录影响知识管理。

 

功能说明

隐藏目录旨在对目录的显示进行管控,实现相关目录在前端的显示进行隐藏。

除了目录的隐藏外,泛微E9还支持对目录下文档的隐藏。启用【隐藏目录是否隐藏目录下文档】后,若目录上开启隐藏目录的开关,前端文档查询、文档订阅、批量共享、知识中心菜单同步隐藏目录下的文档。

 

 批量维护

使用场景描述

公司在设立了新部门,引入了新员工时,需要给对应部门、人员某些文档目录的权限,可以在后端进行批量维护,减少权限调整的工作量。

 

功能说明

在泛微E8原有的批量修改非默认共享基础上,E9中管理员可以批量维护目录的基本信息、权限、编号规则、版本设置、模板设置。

维护过后,会显示相关的操作日志。

使用较多的是批量维护目录的权限,可以追加或覆盖。

 

 3文档优化

  3.1文档水印

使用场景描述

泛微E9支持对特定的文档开启水印,具有一定私密性的文档目录,开启水印背景后,当文档截图传出组织内部时,可定位到操作人员。

功能说明

水印功能是在用户下载文档、图片时加载水印背景,可以单独设置哪些目录启用水印背景、文档在什么情况下(查看、下载、打印)加载水印;

水印类型可以选择图片或文字,内容除了直接输入文字之外,还可以取系统相关字段;

备注:附件水印仅支持doc、docx、pdf、图片(jpg/ jpeg /gif/bmp),其中doc和docx文档必须采购永中dcs服务,否则无法加载水印。

 

 3.2文档操作菜单支持自定义

命名、控制快捷菜单的显示项

使用场景描述

泛微E8中,文档操作菜单的名称只能按照系统设定的显示,无法自定义。为了满足部分公司内部对于操作菜单名称的特殊规定,让前端用户能够更好地理解操作菜单的实际用处,在泛微E9中,支持管理员设置操作菜单的自定义名称,以及是否启用、显示在快捷菜单中。

功能说明

管理员可在后端设置操作菜单自定义名称,以及快捷菜单的显示项:

 

 3.3文档html显示模板改进

使用场景描述

设置文档html显示模板时,泛微E9增加了更多的参数以供选择,以满足企业对文档模板的多样需求。

功能说明

可以选择文档属性中的所有字段作为参数。

泛微E8显示模板支持的参数:

泛微E9显示模板支持的参数:

 

  3.4文档回收站

使用场景描述

泛微E9版本新增了文档回收站功能,避免了知识文档在用户使用和管理员维护过程中误删除而导致的损失。同时还支持文档回收站内的文档在设定的天数后自动彻底删除,可以及时地释放服务器硬盘资源。

功能说明

管理员可在后端启用文档回收站,并设置自动清理的时间。

用户在前端的文档回收站菜单看到自己删除的文档,并可查看文档的所有者、删除人、原存放目录、已删除天数,用户也可以手动删除文档回收站内的文档,则该文档永久被删除。

 

  3.5文档附加信息设置

使用场景描述

在泛微E8中,用户在新建或编辑文档时,可自由引用文档、流程、客户、项目、任务。泛微E9对文档内容附加信息是否允许引用进行了管控,管理员可自由设置附加信息是否显示在前端从而规范用户新建、编辑文档的引用操作。

功能说明

前台新建、编辑文档页面有对应的引用附加信息按钮。后端开关默认开启,允许引用,开关关闭后,对应按钮隐藏。

关闭了对应的开关后,之前已有文档中已经引用了该模块内容的链接依旧有效,可点击查看。但是在编辑文档时隐藏对应的按钮,不可再进行添加引用。

 

 4文档权限管控

4.1

文档详情页查看权限管控

使用场景描述

泛微E9中,新增了对文档详情页查看权限的管控,管理员可设置只对部分角色展示文档日志、文档属性、文档共享tab页的展示,避免将文档详情信息展示给无关人员,也保证了前端用户查看文档页面的简洁性。

进行文档详情页显示管控前前端用户查看效果:

管控后无文档详情页查看权限的前端用户的查看效果:

功能说明

启用文档详情页显示设置后,管理员可以指定角色,被选中的角色才可以查看文档详情页的文档日志、文档属性、文档共享tab页。

 

  4.2移动端下载文件权限管控

使用场景描述

泛微E9新增了对移动端下载文件权限的管控,管理员可设置是否允许用户在移动端下载文件,对文件的权限管控更加严格。

功能说明

文件应用设置页面有【禁止移动端下载文件】开关,开启后移动端不能下载文档。

 

5集成新增

5.1

支持与第三方在线预览服务集成

使用场景描述

在泛微E9中,在线预览不用简单依赖于插件,而是可以与第三方在线预览服务集成,实现更加稳定的文档预览转换效果。

功能说明

泛微E9支持与金山WPS/金格/永中第三方预览服务集成,实现多种格式文档的在线预览。

 

 6提醒功能优化

使用场景描述

有需要重复修改的文档,泛微E9支持文档修改后重新推送消息提醒,接收人可及时关注文档状态。

功能说明

目录新文档提醒功能增加文档修改后重新推送的开关,开启后该开关后,未开启版本管理目录的文档修改后会重新推送消息提醒,开了版本管理的目录,不管此开关是否开启,只要新生成版本就会提醒。

新增消息中心设置固定推送图片的功能

 

  7知识地图

使用场景描述

泛微E9前端新增知识地图功能。

知识地图相当于一种操作指南,相当于一本书的索引,可以通过这个索引,点击链接,查到具体的内容。

知识地图作为一种应用工具,将散落的知识整合起来,予以有效地管理,让员工能够充分地存取、分享、与系统地再使用这些知识,帮助企业用户很好地整合了系统知识,完成了知识的有效传递。

例如,在新员工入职培训时,公司培训人员需要给新员工分享企业文化介绍、公司规章制度、公司产品介绍等,文件较多,不便于员工后续快速翻找查看,且每次有新员工入职,都得重复一遍发送文件的动作,加大培训人员的工作量。

在泛微E9中,新增了知识地图的功能来帮助公司整合知识。培训人员可以利用知识地图将所有新员工入职时需要掌握的内容整合起来;根据主题分类,再在各主题下细化知识点。新员工可以直接在知识地图内点开各个主题,再有针对性地学习各个知识点。新员工每次查看完一个知识点,可以标记为已完成,快速查看自己的学习进度。

对于培训人员,每次有新员工入职时,可以直接复用之前的知识地图,分享给新员工查看。若文件有新增的版本,培训人员也可直接在知识地图中进行更新维护,员工再点开知识地图时,可以直接查看最新的文件,避免存在信息差。

 

功能说明

知识地图是非标功能,打上非标包后可启用。

前端新建知识地图:

可设置知识地图的基本信息,名称、描述、显示模板分类、预览图片信息。

在知识地图明细中,可新增主题,为各个主题设置知识点,并设置各知识点的权重及显示顺序。

可为知识点添加明细,此处可引用系统中已有的文件。

已完成的知识点可进行完成表示,则进度显示为100%

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