泛微OA科技制造企业文控管理应用案例

一家科技制造企业,该企业于2015年选择泛微,与泛微本地团队共同合作建设具备该企业独有特点的协同办公平台,为企业的管理提供有力支撑平台,泛微与该企业打造的其中一个应用场景—文控管理应用实例。

 

 

ISO文控管理背景介绍:

ISO文控管理:就是一个已经通过ISO质量认证的公司专门设立一个对公司所有重要文件(ISO)程序文件等管理工作的管控。

随着市场竞争日趋激烈,上市公司、集团公司等,合规管理已经在各行各业普及开来,品质管理已成为企业竞争力的最重要指标,ISO 体系几乎为所有重视品质的企业所认知。

各项标准ISO等法案让众多企业提升了企业管理能力,但多数企业虽然实施的是标准管理,却没有一套管理系统帮助标准落地,多数企业都在这个过程中面临困扰。

 

主要面临的困境大致有:

1、受控文档的查询:随着时间积累,文件逐渐增多,快速查找调阅文件变得  越来越困难。文件有时甚至关联许多其他文档,如需彻底了解一份文件经常需要查询调用多份文档。

2、受控文档的版本管理:文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行,仍使用旧版本导致文件版本混乱、使用不正确等情况,造成了不必要的经济损失.

3、受控文档的建立及执行:质量文件的建立、变更,需由相关人员来办理审核和分发,多人共同审核费时费力,办理周期长、审核效率低.同时难以确保内审、外审和管  理评审的有效运行实施。信息传递不畅、流程没有监控手段、文件执行困难。

泛微的项目团队的同事们在客户原有使用的泛微协同管理平台上,利用该平台强大的后台引擎,为本案例客户构建一个文控管理的管理应用。下面将具体介绍该客户的文控管理应用的实例展示。

 

客户案例展示

该客户在文控管理方面遇到的痛点主要是:

1、受控文件检索方式单一:文控板块上线之前,客户是通过FTP方式进行文件管控的。但是FTP在使用过程中最为明显的弊端就是文件必须查看以及文件仅支持标题来检索文档。

2、受控文件无法闭环管理:文件的发布、修订以及作废等操作通过OA流程进行审批,但是与受控文件本身脱钩,文控人员还需单独进入到“FTP”中进行相对应的手工文档操作,中间会带来很多重复的工作量,容易因为过多的人工干预而导致出错。

3、权限管控方面存在弊端:所有人员都有文件的下载权限,文件的安全性得不到有效的管控。

4、文件台账全靠手工记录:控人员进行文件调整之后需要将文件台账下载到本地后完成记录登记后重新替换原台账。

经过泛微的项目团队和客户的项目组一起通力配合,在泛微系统办公平台上通过“流程”+“知识”+“建模”+“门户”+“微搜”等功能相互协同,为客户打造一个ISO文控管理应用。

 

在权限方面:

依据不同人员角色分配不同的角色权限,文控DCC拥有文控管理相对应的所有台账权限,一般用户仅拥有文件的在线查询权限以及本部门文件修订权限

在查阅方面:

提供用户两种文件查询方式,即生效文件台账查询/文件目录树形结构查询。

整个文控系统通过文件的发布、修订作废等流程完成文件的数据更新以及版本更迭,从而文件台账中可以实时抓取最新文件情况,满足文件的及时性有效。

 

对客户的文档目录进行规划梳理并利用知识模块进行构建。该客户系统中文档目录规划为四级结构,一级目录《ISO文控管理》,对应的二级子目录分为《外来文件》、《集团文件》、《现地文件》;

  • 集团文件根据不同文件类型分三级目录进行存放;
  • 现地文件下分五大体系:质量体系/环安体系/RBA体系/两化融合体系/管理性文件,每种体系下再根据文件类型进行目录划分。

所有文件的阅读、下载均会自动记录到台账中,通过建模引擎建立文件的过程记录台账,文件阅读以及下载记录台账。

在系统前端单独构建“文控”模块,将文控相关的流程、台账的查询、门户页面、建模的维护等操作集中在同一个功能分区,方便业务人员以及前端用户的使用。

泛微华南业务运营中心成立于2003年,泛微华南业务运营中心依托“泛微软件”致力于OA软件本地化的发展,提供两小时服务圈承诺,是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发,渠道业务为一体的软件厂商。则契约锁是我们的战略伙伴,满足客户各类集成对接需求,为客户提供符合实际业务签署需求的电子签方案。

 

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