泛微业财税协同管理平台解决方案--电子会计档案解决方案

为规范会计档案管理工作,提高会计档案管理水平,财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》已于2016年1月1日起开始施行。《办法》肯定了电子会计档案的法律效力,允许“符合条件”的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存, 同时要求建立会计档案鉴定销毁制度,完善销毁流程,推动会计档案销毁工作有序开展。也就是说会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。实现减少社会资源耗费,推动节能减排的作用, 同时提升企业对会计档案的内控管理能力、 降低档案损毁和丢失等风险。

建设目标

 
  通过信息系统构建对企业会计档案的获取、报账、入账、归档、借阅、销毁的全生命周期的电子化管理,同时加以电子签名、数据加密等技术,实现会计凭证、账簿、报表等各类档案的管理的安全化、规范化与制度化,提升企业会计档案的管理能力降低管理风险。

 

建设内容

 
  电子影像

可通过高速扫描仪、高拍仪等图像采集设备对纸质档案进行影像采集,采集后生成电子影像档案并被报销、付款等业务单据关联,业务审批过程中,用户可对影像档案进行在线查阅、签批等操作。

 

电子凭证

支持将系统中报账单据或相关核算系统中凭证数据进行抽取并保存为PDF文档形成电子凭证,另外可通过电子签名的方式对电子凭证进一步处理,保障数据的防篡改性,规避档案管理风险。

 

档案台账

系统可根据不同类型、主体等维度对电子档案进行台账化管理,另外可通过条形码、二维码等技术的应用,实现线下档案与电子档案的快速检索,并快速获取档案相关的凭证、单据、影像等数据。

 

档案流转

支持档案入库、借阅、归还、销毁的全流程电子化管理,相关操作通过系统流程进行申请与审批,实现档案流转的规范化管理,同时,系统可自动形成档案流转日志,相关档案的历史借阅、归还等情况可查询追溯,保障档案流转责任到人。

 

 库房管理

通过信息系统构建企业“虚拟档案库”,对电子会计档案与实物档案建立勾稽管理,用户可在系统中快速、精准的实现对实物档案的存放位置和状态的查询,同时可通过“虚拟档案库”功能实现档案的盘点及出入库登记等操作,保证线上与线下档案记录的一致性。

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