泛微某连锁企业人事合同用印项目案例

该公司是拥有多线条业务的企业,在全国范围内有300多家的直营连锁店。组织架构是总部跟区域事业部的形式,区域中有门店的存在。对应的分公司主体有600多家,预计未来两年会发展到700多家,相对应的印章数量有1000多枚。这些印章分散到24个区域,每个区域由一个HR负责,增加了印章的管控难度。

  因为业务的需要,有大量门店的存在,企业内部除了5000+员工外,还有兼职和实习的人员,使得人员流动率增加,达到了200%。同时每年预计签署文件数量达到了2w多份,加上印章的管控难度,使得签署效率降低,同时签署成本也变得高昂。

 

01

  项目需求介绍

  项目启动前使用现状

由于人员流动率高,所以整体的业务流程设计比较简单,人员管理的周期内,每个过程都是通过一条流程去管控。同时企业内部也将对应的流程信息电子化,制作了对应的花名册信息。但对应的合同文件等,仍是线下签订,也无法及时同步到对应的花名册信息中。

涉及到需用印场景的流程如图所示,在对应的信息审批通过后实现对应制式合同/协议的用印与签字。

 

 02

  项目方案介绍

  代入场景、感同身受同样很重要!

利用每一个适合安利的场合,在恰当的地点、做恰当的呈现,最好的方式就是——「不用多说,直接演示」。

项目方案设计

对整体的业务场景进行调整,通过新增对应的用印流程,在与业务流程关联的同时,实现合同文件的电子化签署,完成电子存档的动作。

双方用印场景

将合同文件与对应流程关联梳理后的用印场景

企业单方用印场景

将用印文件与对应流程关联梳理后的用印场景

通过新增的电子用印流程实现与前置审批流程对接,获取已审批信息;同时与契约锁集成,实现电子用印签署的过程;最后与台账对应,实现相关合同文件数据和电子文件的汇总。

在对应的流程归档后,将相关合同文件数据和电子文件进行汇总记录,同时不同的台账也可以满足不同的需要

 

03

  场景调整

  入职场景

正式员工入职时,信息审批流程归档之后,触发【劳动人事类合同/协议用印】和【员工档案签署】流程并将 表单内容值传递到两条流程中;

【劳动人事类合同/协议用印】归档之后,更新劳动合同台账和行政用印台账;

【员工档案签署】流程归档之后,分别写入员工档案台账和行政用印信息台账。

实习生/兼职人员等无账号人员入职时,直接手动填写人员信息后发起【劳动人事类合同/协议用印】流程;

【劳动人事类合同/协议用印】归档之后,更新劳动合同台账和行政用印台账。

调动场景

人员调动时,异地申请流程审批归档之后,触发【劳动人事类合同/协议用印】流程并将表单内容值传递到流程中;

【劳动人事类合同/协议用印】归档之后,更新劳动合同台账和行政用印台账。

续签场景

当台账中对应的合同数据满足触发条件时,触发【续签申请】流程并将对应卡片数据传递到表单内容中;

【续签申请】流程归档之后,触发【劳动人事类合同/协议用印】流程并将表单内容值传递到流程中;

【劳动人事类合同/协议用印】归档之后,更新劳动合同台账和行政用印台账。

离职场景

离职交接流程如果为解除离职则归档之后触发【劳动人事类合同/协议用印】流程,带入相关信息到子流程表单中;

离职交接流程如果为正常离职则触发【其他劳动人事类文件用印】流程,并带入相关信息到子流程中;

【劳动人事类合同/协议用印】或者【其他劳动人事类文件用印】归档之后,更新劳动合同台账和行政用 印台账。

废止场景

HR手动发起【已签文件作废申请】流程,选择需作废文件,填写信息进行审批,审批完成后进行作废声明的签署用印;

如果作废的已签文件为合同文件,则触发【劳动人事类合同/协议用印】流程,并带入相关信息到子流程中,流程审批用印后,归档时更新劳动合同台账数据和行政用印台账数据;

如果作废的已签文件为其他人事类文件,则不触发子流程。

 

  04

  案例展示

  合同拟稿

根据人员岗位信息,触发用印流程时,自动对应合同模板,获取合同关键信息,提交时套用合同模板自动生成合同草稿。

合同审批

流程创建提交之后,生成合同草稿文件,点击查看按钮查看合同文件具体信息

可以切换查看不同合同/协议,审批通过提交后可以发起签署

合同用印

点击短信登录到契约锁中,如果第一次签署则需要进行身份实名认证,如果认证过则可以直接查看到需要签署的文件。

如果同意则点击查看并签署,如果拒签则点击拒签按钮。

点击查看并签署,实现对文档的签字,签字完成之后,需要验证码、人脸识别证明是本人意愿进行签署的。

员工签字确认后,流程自动流转,同时企业自动用印后归档流程

签署完成后,发送签署完成短信通知员工

合同归档

签署完成归档流程时,获取签署后文件更新到流程表单上

同时更新劳动合同台账及行政用印台账

泛微华南业务运营中心成立于2003年,泛微华南业务运营中心依托“泛微软件”致力于OA软件本地化的发展,提供两小时服务圈承诺,是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发,渠道业务为一体的软件厂商。则契约锁是我们的战略伙伴,满足客户各类集成对接需求,为客户提供符合实际业务签署需求的电子签方案。

 

在华南区域有22个城市有本地化服务机构,总部设立于深圳,下辖东莞、佛山、珠海、江门、汕头、湛 江、揭阳、河源、韶关、潮州、肇庆、梅州、茂名、湛江,韶关、梅州、南宁、柳州、桂林、贺州、钦 州、河池等华南区域城市以及香港,澳门等区域。

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