本次分享的案例客户是一家综合性三甲医院，医院在职职工人数两千多人，医院专科门类齐全，拥有多个省级重点特色专科。
随着该医院的科研能力和水平的不断提高，科研管理工作和统计的工作不断增多和加重，需要处理的科研信息量也急剧上升。面对成倍增长的繁杂数据，传统的管理方法和管理手段终将难以胜任。所以本案例客户于2022年底携手泛微，共同打造符合该医院科研管理需求的科研项目管理平台，通过信息化的手段与科研及科研管理工作相结合，开展科研数据规范化管理，实现科研数据的共享。
在当前的形势下，通过IT技术等信息化手段实现科研管理信息化，加强医院日常科研工作管理、提高科研工作效率、整合科研工作流程为决策层提供真实有效的参考依据即为本项目的主要目标。
平台整体架构
没上系统前，该医院的所有研发过程管理的数据及成果，基本是通过excel表格进行管理，项目成员无法确保获得是最新的数据表格，导致数据维护容易出错，效率低。通过泛微的研发项目管理系统，将该客户的项目管理的全过程从项目立项到伦理审查、项目费用管理、科研成果管理、项目结项等都纳入平台进行管理，有效地提高了项目科研医生的工作效率。
一、项目立项管理
从研发项目源头管理开始，当有研发课题立项，科研项目的负责人会需要将项目的相关信息录入泛微的科研管理系统，同时需要将课题项目相关的电子版文档，如申请书、知情同意书、项目证明文件(立项书、任务书、发文等)立项证明等一并上传，进行初审审查。
(项目新建申请流程)原先进行项目立项审核，总会系统会自动根据试验类型标记必须要上传的立项相关证据文件，确保了项目立项的相关文件收集齐全。涉及与外部合作的科研项目，系统也提供了单独的管理，项目新建申请时，科研人员同步在流程中维护即可。
立项流程结束后，当前项目提交审批的相关项目数据会自动进入研发项目库中，形成一个个的独立的项目卡片，后续围绕该项目的所有活动都会自动汇集到对应的项目卡片上。
二、伦理审查
本着对患者的健康权益保证和维护伦理法规的权威性，所有该医院的科研新项目一旦立项审批通过后，系统就会依照规定自动触发“伦理初始审查申请流程”提交给伦理审查委员会来对新立项的科研项目进行伦理审查。对于已经在进行中的项目，也会定期发起“年度/定期审查流程”来对项目的审查内容进行规范以及落实项目的跟踪审查机制。
审查结束后，系统自动根据审查结果出具审查受理结果通知单，同时也作为研发项目过程文件之一进行归档。
研发项目的所有伦理送审记录以及审查意见及记录都会自动归集到项目卡片上，方便医院高层随时了解研发项目进展情况，把控研发项目的质量。
三、科研经费管理
在泛微的研发项目管理平台中，在项目初始新建立项时，项目科研人员或者是项目负责人就需要填报当前科研项目的经费来源信息以及年度预算分解明细。
同时构建了专门的经费分类台账，方便医院管理层可以随时了解到目前医院在库科研项目的相关经费预算情况。
当项目发生费用后，研发项目组成员通过填报研发费用报销流程，经相关管理者审核后直接递交财务，实现了研发预算费用的自动扣减、自动更新当前项目的费用使用台账以及剩余可用预算金额等自动化管理。减少了科研经费报销方面的主观环节，保证了科研经费的合理使用。并且，项目过程发生的所有费用也都会自动归集到研发项目卡片中。
当有项目的外部款项到账，项目负责人则在系统中发起“缴款登记流程”，登记到款的款项。登记过程中必须关联费用的相关项目，经财务确认款项到账后，费用自动更新到项目卡片中。项目负责人及医院高层可以通过项目卡片清晰地了解到该项目的每笔外部款项的到账明细及金额汇总数据。
四、科研成果管理
当项目科研人员在科研过程中产生科研相关的成果时，科研人员可以通过系统的相关流程来登记自己的科研成果，奖励、论文、专利等，科研成果可以通过流程自动归档到项目文件库中，无需科研人员重复多个地方上传项目文件，实现了项目成果的自动归集。同时，也方便了科研工作人员对自己的科研成绩进行管理和统计。
同时，为了方便医院领导及相关医生科研人员查阅，泛微项目团队为该医院构建了统一的项目文件库。通过项目文件库，可以自动将分散在各个项目中的项目文件夹统一在项目文件库中归集展示，不需要再一个一个项目的点开查找浏览资料。通过项目文件库，实现了各类科研数据及信息的资源共享，一次输入，多点使用，确保了项目执行过程并跟踪项目的成果，避免重复的文档、数据的重复录入，从而提升了该医院的科研能力及效率。
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