泛微采购管理项目案例

〈一〉

今天给大家带来的是一个基于泛微ecology产品做采购管理的项目案例分享,这不是一个“空间很大”、“采光极佳”、“价格极优”的超高质量案例,但这是一个合适的方案。

  这个案例的客户是一家坐落于深圳从事金融行业的公司,我们把他称为交易中心。交易中心的采购管理目前都是线下通过纸质单据填写申请单,呈报领导审批签字进行的。一个采购项目从需求到结项,都会产生厚厚的一叠文件。在这个过程当中,对采购内容、采购过程产生的沟通和协作,文件的审核及审批都是一个非常高成本的沟通和协作。

而到了年底或者季度末,需要整理相关的数据进行汇报,也是一个非常大的工作量,采购办的同事需要打开每一份文件夹的原件与登记表核对,记录数据,再整理Excel表汇报。

而在这个项目启动之前,这个客户在OA上线了费控管理、合同管理两块内容。相关的费用申请或付款、合同审批这一系列的线上流程审批,在走后续的采购合同审批、采购付款相关流程的时候,采购相关的内容还在线下的纸质单据上,就需要人为手工录入,这对经办人和审批者都是一个非常不便的动作。而这一点也是推动采购管理线上化建设的重要原因。

 

〈二〉

但是采购管理线上化要怎么做,其实包括采购办到各个采购项目的经办人,都没有很清晰的一个思路。而我们也是在这个时候开始介入。首先我们做了【京桥通】的产品介绍,让客户有个直观的感触,我们能做些什么;再是展示了以往的京桥通采购管理案例,这些用户做了些什么。同时呢我们也学习了解了交易中心的现有采购管理制度,还有全套的采购流程。

在前期的相互沟通交流,我们确定下来整个采购管理方案的基调。结合客户的实际情况,重点要解决的就是对现有的采购流程线上化打造方案。

但是这个目标还是不够明确清晰。线上化到底要做到什么样的程度,要解决什么问题,实现哪些功能。随即我们再对需求整理,对目标再进行拆分,就得到了以下几点明确的目标:

 

将现有的纸质单据,搬到线上进行流程审批,这需要整理表单、对应的权责表;

围绕采购办关注的指标数值,设计采购项目台账,同时方案还要考虑数据从哪里来,怎么计算;

线上化的数据内容,也要能给到合同管理、费控相关的流程审批能便捷使用,这里来要考虑表单设计,相关权限问题;

此前费控有收款方、合同有签约方,但没有整合的统一供应商管理,借由这个机会,对已有的数据进行梳理,打造一个结合登记、审查、入库、评分的完整供应商库;

这一个项目的周期比较短,在去年国庆后我们与客户建联沟通,后续方案设计。在11月份进行建设实施,在12月份的时候完成上线,目标是在23年全新的一年开始进行采购的线上化。

 

而这个项目的主要建设内容就是采购的相关申请、文件审批、结果审批、变更或者终止审批流程,以及还有一些台账,采购计划、采购台账、供应商和采购结果通知书台账的构建。

我们分享一下这个方案里面的一些内容,经过梳理后,我们确定了整个采购过程的主流程:每年度末,各部门需整理制定各自在新一年的采购计划,经过上会后汇总到采购办,结合会议纪要进行确认。

当项目启动时候,各部门经办人需要再提交采购需求的申请,关联已经确认的采购计划。继而到后续的采购文件审批,例如招投标文件等,以及对采购结果的审批。直至采购验收评分。

在这个过程中,所有的相关流程也会对采购台账中的采购项目进行联动,像是关联对应的采购项目,阶段状态的更新、采购结果的写入等等。

 

供应商的管理是相对比较独立的一部分。主要提供了两个库,一个供应商基础库和一个入围供应商库。通过基础登记表,登记供应商基础信息后录入到供应商库,后续会有入围审批,资质考核等动作,对合格供应商进入到入围供应商库。

还有供应商评价体系,结合采购项目的验收评分、定期的年度供应商评分,如果有不合格的供应商也会转入基础供应商库中的黑名单。

这个项目中我们主要搭建了这一些流程。这些流程都紧密围绕着采购台账进行。从采购申请开始,到文件评审、供应商评选、公示、合同和验收各个阶段,既关联台账数据,又更新写入台账整合。通过台账和卡片的方式聚合这一整套采购的相关流程。

 

前面我们提到,交易中心需要在每个年度由各部门制定采购计划,上会决议后,就需要进行汇总。这里我们就提供了一个采购计划台账,给到各部门批量录入。再有采购办专员确认,这里也可以进行批量确认。在采购计划制定的时候就会生成对应的采购计划编号,后续的采购申请也需要关联对应的采购计划,将这个编号带过来。

表单的设计我们也不单单是完全照搬原有的纸质单据,原有的纸质单据和我们现在的流程表单差异还是很大的。这里面我们充分了解一个采购申请所需要的其它附件、相关材料、进行了整个表单的重构,考虑其完整性的同时也要考虑经办人填写的便利性。

 

采购文件的审批有使用到公文模块的相关功能,用户发起文件评审单、将本地的Word导入到流程的正文字段,经过评审小组进行评审和线上修改流程后,确认版本进行终审发布。

这里面也会根据采购项目的类型、采购方式、金额会做不同规则的校验。例如采购办代表和评审人员是否重复了、人数和人员组成是否合规。

采购结果的审批主要会根据不同的采购方式对应不同的规则,进行排名等自动化动作。例如公开招标的,会根据供应商的报价、评分自动进行排名和确认是否中选。

相关的中选单位及其报价也会作为本项目的最终成交价,对应会计算相关的节约率、采购周期等数据统计录入到采购台账中。

 

采购结果的审批单归档后,还会触发后台的辅助流程。获取采购结果审批流程的关键字段信息,例如供应商名称、日期、金额、项目编号等。结合已经维护好的通知书模板,自动生成采购结果通知书PDF格式。将各项目的采购结果通知书录入到结果通知书台账中。经办人可以根据需要,在通知书台账中批量勾选,提交用印审批流程。

 

〈三〉

这个项目在23年初上线后使用至今,随着上线的开始,就进行了采购相关流程的线上化审批,停用所有的线下单据。

通过采购台账,采购办可以实时洞察目前各阶段的采购项目数量,各个采购项目的进展情况。可以更便捷的了解到各个项目的相关信息,如采购申请的记录、相关文件审批的记录。结合流程的辅助字段采集相关数据,也可以在看板中洞察各个关键的指标,例如各个项目的预算金额、实际费用、节约率、周期等。

同时也针对费控和合同管理的模块功能进行了打通设计,例如采购申请流程会进行预算冻结,作为后续费用支付审批流程的“事前费用申请”、采购项目的相关信息,也可以更便捷的被合同审批流程引用。

在这快一年的使用过程中也经过好几次修改迭代,我们之前未考虑到的一些场景、一些新纳入管控的采购方式。而我们的更新迭代实际上很便捷。

 

在使用过程中,客户也会结合相关的一些例如审批效率指标、上线后的走访意见,持续进行流程的优化、简化。

分享到这里其实大家不难发现,这个项目从技术方案来说非常简单,而且这个项目不涉及二开,只有采购结果评审那里对供应商报价评分这里写了点简单的JS。但从使用上面来说总体的反响还是挺好的。

我们经常会听到一些业务人员反馈,走OA流程还不如纸质单据来得方便。其实要做管控自然会有一些束缚用户的地方,在这个项目里面的方案设计,其实也是反复了解了业务的实际运转,对能自动化的字段都充分自动化。能采集的数据都会通过隐藏的辅助字段进行采集,才能让用户使用上没有太多不便,采集数据够多才能便于迭代和汇总。

 

相较于更加庞大和全面的解决方案,又或者是专业的管理系统,在当前的阶段都不一定适配。我们在前期的交流中也分享了很多例如招投标、供应商管理的案例亮点。客户非常感兴趣,但再考虑到落地的风险又需要慎重斟酌。在反复交流的过程中我们达成了共识:不一定都要,不一定要最好,要我们能做且能做好的。这个项目案例最大的价值就在于:从一个完全纸质化的采购管理,进入到线上化的开始。目前做的很多都还算是比较简单的流程和台账,但是这个方案已经给到用户提供一种可持续迭代的思路起点。

 

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