〈一〉
今天给大家带来的是一个基于泛微ecology产品做采购管理的项目案例分享，这不是一个“空间很大”、“采光极佳”、“价格极优”的超高质量案例，但这是一个合适的方案。
而到了年底或者季度末，需要整理相关的数据进行汇报，也是一个非常大的工作量，采购办的同事需要打开每一份文件夹的原件与登记表核对，记录数据，再整理Excel表汇报。
而在这个项目启动之前，这个客户在OA上线了费控管理、合同管理两块内容。相关的费用申请或付款、合同审批这一系列的线上流程审批，在走后续的采购合同审批、采购付款相关流程的时候，采购相关的内容还在线下的纸质单据上，就需要人为手工录入，这对经办人和审批者都是一个非常不便的动作。而这一点也是推动采购管理线上化建设的重要原因。
〈二〉
但是采购管理线上化要怎么做，其实包括采购办到各个采购项目的经办人，都没有很清晰的一个思路。而我们也是在这个时候开始介入。首先我们做了【京桥通】的产品介绍，让客户有个直观的感触，我们能做些什么;再是展示了以往的京桥通采购管理案例，这些用户做了些什么。同时呢我们也学习了解了交易中心的现有采购管理制度，还有全套的采购流程。
在前期的相互沟通交流，我们确定下来整个采购管理方案的基调。结合客户的实际情况，重点要解决的就是对现有的采购流程线上化打造方案。
但是这个目标还是不够明确清晰。线上化到底要做到什么样的程度，要解决什么问题，实现哪些功能。随即我们再对需求整理，对目标再进行拆分，就得到了以下几点明确的目标：
将现有的纸质单据，搬到线上进行流程审批，这需要整理表单、对应的权责表;
围绕采购办关注的指标数值，设计采购项目台账，同时方案还要考虑数据从哪里来，怎么计算;
线上化的数据内容，也要能给到合同管理、费控相关的流程审批能便捷使用，这里来要考虑表单设计，相关权限问题;
此前费控有收款方、合同有签约方，但没有整合的统一供应商管理，借由这个机会，对已有的数据进行梳理，打造一个结合登记、审查、入库、评分的完整供应商库;
这一个项目的周期比较短，在去年国庆后我们与客户建联沟通，后续方案设计。在11月份进行建设实施，在12月份的时候完成上线，目标是在23年全新的一年开始进行采购的线上化。
而这个项目的主要建设内容就是采购的相关申请、文件审批、结果审批、变更或者终止审批流程，以及还有一些台账，采购计划、采购台账、供应商和采购结果通知书台账的构建。
我们分享一下这个方案里面的一些内容，经过梳理后，我们确定了整个采购过程的主流程：每年度末，各部门需整理制定各自在新一年的采购计划，经过上会后汇总到采购办，结合会议纪要进行确认。
当项目启动时候，各部门经办人需要再提交采购需求的申请，关联已经确认的采购计划。继而到后续的采购文件审批，例如招投标文件等，以及对采购结果的审批。直至采购验收评分。
在这个过程中，所有的相关流程也会对采购台账中的采购项目进行联动，像是关联对应的采购项目，阶段状态的更新、采购结果的写入等等。
供应商的管理是相对比较独立的一部分。主要提供了两个库，一个供应商基础库和一个入围供应商库。通过基础登记表，登记供应商基础信息后录入到供应商库，后续会有入围审批，资质考核等动作，对合格供应商进入到入围供应商库。
还有供应商评价体系，结合采购项目的验收评分、定期的年度供应商评分，如果有不合格的供应商也会转入基础供应商库中的黑名单。
这个项目中我们主要搭建了这一些流程。这些流程都紧密围绕着采购台账进行。从采购申请开始，到文件评审、供应商评选、公示、合同和验收各个阶段，既关联台账数据，又更新写入台账整合。通过台账和卡片的方式聚合这一整套采购的相关流程。
前面我们提到，交易中心需要在每个年度由各部门制定采购计划，上会决议后，就需要进行汇总。这里我们就提供了一个采购计划台账，给到各部门批量录入。再有采购办专员确认，这里也可以进行批量确认。在采购计划制定的时候就会生成对应的采购计划编号，后续的采购申请也需要关联对应的采购计划，将这个编号带过来。
表单的设计我们也不单单是完全照搬原有的纸质单据，原有的纸质单据和我们现在的流程表单差异还是很大的。这里面我们充分了解一个采购申请所需要的其它附件、相关材料、进行了整个表单的重构，考虑其完整性的同时也要考虑经办人填写的便利性。
采购文件的审批有使用到公文模块的相关功能，用户发起文件评审单、将本地的Word导入到流程的正文字段，经过评审小组进行评审和线上修改流程后，确认版本进行终审发布。
这里面也会根据采购项目的类型、采购方式、金额会做不同规则的校验。例如采购办代表和评审人员是否重复了、人数和人员组成是否合规。
采购结果的审批主要会根据不同的采购方式对应不同的规则，进行排名等自动化动作。例如公开招标的，会根据供应商的报价、评分自动进行排名和确认是否中选。
相关的中选单位及其报价也会作为本项目的最终成交价，对应会计算相关的节约率、采购周期等数据统计录入到采购台账中。
采购结果的审批单归档后，还会触发后台的辅助流程。获取采购结果审批流程的关键字段信息，例如供应商名称、日期、金额、项目编号等。结合已经维护好的通知书模板，自动生成采购结果通知书PDF格式。将各项目的采购结果通知书录入到结果通知书台账中。经办人可以根据需要，在通知书台账中批量勾选，提交用印审批流程。
〈三〉
这个项目在23年初上线后使用至今，随着上线的开始，就进行了采购相关流程的线上化审批，停用所有的线下单据。
通过采购台账，采购办可以实时洞察目前各阶段的采购项目数量，各个采购项目的进展情况。可以更便捷的了解到各个项目的相关信息，如采购申请的记录、相关文件审批的记录。结合流程的辅助字段采集相关数据，也可以在看板中洞察各个关键的指标，例如各个项目的预算金额、实际费用、节约率、周期等。
同时也针对费控和合同管理的模块功能进行了打通设计，例如采购申请流程会进行预算冻结，作为后续费用支付审批流程的“事前费用申请”、采购项目的相关信息，也可以更便捷的被合同审批流程引用。
在这快一年的使用过程中也经过好几次修改迭代，我们之前未考虑到的一些场景、一些新纳入管控的采购方式。而我们的更新迭代实际上很便捷。
在使用过程中，客户也会结合相关的一些例如审批效率指标、上线后的走访意见，持续进行流程的优化、简化。
分享到这里其实大家不难发现，这个项目从技术方案来说非常简单，而且这个项目不涉及二开，只有采购结果评审那里对供应商报价评分这里写了点简单的JS。但从使用上面来说总体的反响还是挺好的。
我们经常会听到一些业务人员反馈，走OA流程还不如纸质单据来得方便。其实要做管控自然会有一些束缚用户的地方，在这个项目里面的方案设计，其实也是反复了解了业务的实际运转，对能自动化的字段都充分自动化。能采集的数据都会通过隐藏的辅助字段进行采集，才能让用户使用上没有太多不便，采集数据够多才能便于迭代和汇总。
相较于更加庞大和全面的解决方案，又或者是专业的管理系统，在当前的阶段都不一定适配。我们在前期的交流中也分享了很多例如招投标、供应商管理的案例亮点。客户非常感兴趣，但再考虑到落地的风险又需要慎重斟酌。在反复交流的过程中我们达成了共识：不一定都要，不一定要最好，要我们能做且能做好的。这个项目案例最大的价值就在于：从一个完全纸质化的采购管理，进入到线上化的开始。目前做的很多都还算是比较简单的流程和台账，但是这个方案已经给到用户提供一种可持续迭代的思路起点。
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