客户不在OA系统,怎么参与线上项目协同

项目部同事而言,疫情期间,无法定期到客户现场汇报项目情况,怎么让客户清楚知晓项目进度?涉及需要客户支援的项目任务如何快速执行?

eteams通过添加客户为“外部联系人”,即使没有eteams账号,也可以实现客户与对接项目组的实时协作互通。

客户在微信收到项目经理分享的“项目信息”,点击确认授权,就可以实时查看项目进展和重要的项目信息,不因疫情耽搁项目进展。

同时客户只需要关注“eteams”服务号,就可以及时接收项目的事项消息提醒,实现内外部协同的真正同步。

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但项目管理这个时常被排在需求表第一位的话题,并不是解决内外协同这么简单。

大部分企业在项目管理中,多个甚至是几十个项目并行,每个项目的信息仅靠项目经理Excel表格手工记录和更新,信息不健全、独立、分散和滞后,主要面临问题如下:

公司领导没有一个工具作为抓手,实时查阅、统计所有项目相关信息

项目经理通过Excel表格手工记录和维护项目,信息更新滞后,效率低下,信息分散

每个项目的立项、投标、预算、采购、变更、反馈没有统一的流程管理规范和落地,管理粗放、随意

项目资料独立分散保存在每个项目经理的电脑上,不利于项目成果的复盘和分享,更容造成项目资料的丢失

 

eteams云OA项目管理解决方案

ⅰ线上流程,规范项目全生命周期

(1)可视化流程搭建,提质提效

云OA提供多种流程审批的设置方式,以控件拖动的方式,满足企业固有流程以及个性化流程需求。比如项目立项审批,可以根据项目客户所在地,自动选择匹配区域的项目经理过审。

同时,手机上也可以设置简单的流程,是管理层就出差时的好助手。

(2)多样化流程审批,提高项目执行力

APP、微信服务号、甚至是企业微信,移动多端的审批同步提醒,让管理层可以在路上、开会休息间隙,利用各种碎片化时间快速处理流程。

为确保项目的高执行力,还可以对流程的处理工时、延期、异常等做好预设,避免“意外”情况影响审批进度。

 

ⅱ 项目一体化管理,支撑多线并行

(1) 项目分解执行,计划清晰

项目通过阶段拆分、具体计划分解,让项目经理、客户、管理层快速掌握整个项目执行计划,多项目同时执行也不怕混乱。搭配甘特图展示方式,项目具体进展,哪些任务已完成、哪些延期都一目了然。

(2)全员统一平台协作,过程留痕

通过云OA执行项目的过程中,将不通地区的项目人员,甚至是系统外的客户都可以汇聚至一个平台中,执行过程中需要任意人员协助,@即可进入协同中,执行过程中,所有的沟通透明扁平化,无需人工维护,自动留痕。

 

ⅲ 数据穿透有关联,复盘有依据

(1)信息一键关联,无需人工维护

项目过程中,产生的任务审核、财务报销、资质上报等重要工作信息,一键归总至项目中。无需人工特意维护,即可形成整个项目的执行台账。

比如:项目费控。项目组通过关联 总项目周期产生的所有费用报销可以了解项目资金的使用明细,通过将备用金申请流程与报流程两者数据之间的关联,还可以自动计算出项目剩余资金,所有的数据即可汇总成项目全程的费用台账。

(2)项目信息统一沉淀,有效分享优质项目经验

云OA项目执行过程,除了扁平化透明沟通留痕,执行产生的各类项目资料都完整沉淀,有利于内部员工的持续学习。甚至执行优质的项目还可以成为模板复制成功的项目经验。

(3)多维度数据统计,复盘项目全局

云OA支持自定义的统计能力,帮组合管理者从多重维度调取项目数据,有效支撑项目组复盘工作,总结经验,优化后续项目管理。

通过涵盖项目全生命周期的协同管理,辅助企业提高项目执行能力和项目交付质量,可持续化项目管理,优化项目价值。

 

泛微华南业务运营中心成立于2003年,泛微华南业务运营中心依托“泛微软件”致力于OA软件本地化的发展,提供两小时服务圈承诺,是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发,渠道业务为一体的软件厂商。

在华南区域有22个城市有本地化服务机构,总部设立于深圳,下辖东莞、佛山、珠海、江门、汕头、湛 江、揭阳、河源、韶关、潮州、肇庆、梅州、茂名、湛江,韶关、梅州、南宁、柳州、桂林、贺州、钦 州、河池等华南区域城市以及香港,澳门等区域。

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