优秀项目经理必备!OA规范、高效项目全过程管理方法

“流程多、报销难、沟通难,我太难了!”

“预算和现在实际使用的费用相差太多了!”

“项目成果统计难,项目效果远不如预期”

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如果你是项目经理,这些“吐槽”的话语想必也说过不少次。项目人员多,管理难,沟通难,成本管控难.....项目到底该怎么管?

云OA以流程为驱动,以项目为核心,信息高度内外共享,提供一站式的项目管理解决方案。助力项目经理优化项目过程,提高员工执行力,节约项目成本,线上高效进行项目的全过程管理。

 

项目全过程线上规范管理

云OA,提供项目、审批等应用,助力企业从立项规划、执行、总结的线上全过程规范管理。各阶段数据支持自定义生成各类数据报表,帮助项目经理更好统计及分析了解项目情况。

►项目规范立项

在项目立项阶段,提交流程,线上规范确认项目工期、预算等信息,线上自动流转经由各人员审批确认,方便后续合理安排项目推进及管控项目费用支出情况。

项目流程确认后,在系统自动生成项目一览表,后续项目数据根据规则库自动更新,清晰直观了解项目情况。

 

►项目明确分工,高效内外协作

在项目执行过程中,通过个性化的门户,为不同身份角色的人员生成不同的项目信息。例如,项目经理了解项目合同回款金额、进度等情况;项目成员了解任务推进动态等。

为了提高项目执行效率,可以将项目进行分解,分配给不同的人员及时推进,任务进度、完成情况一目了解;

为了提高项目沟通效率,企业内部成员可直接通过项目、任务评论进行快速协作;企业外部的供应商、客户,可以直接通过企业微信快速连接,同步项目动态及确认项目信息等,高效内外协同协作。

 

►项目总结数据随时可回顾

项目结束时,项目立项文档、中间过程文档、采购文档、合同文档、项目成果文档、项目评审文档等,所有数据自动在系统中保存,项目经理可以分类在系统知识库中管理,后续总结时可以随时回顾查看。

 

项目成员工时、绩效统一管理

►在线工时填报

项目经理可以根据项目实际情况,由自己或项目成员自动上报每个工作的具体工时数据,手机随时可填写,数据统计更精确。

►成员线上绩效考核

为更好提升项目成员工作成效,根据每个任务完成得情况,可以定期进行线上考核。审核人根据员工得工作记录、工时数据、任务完成情况等信息打分,绩效考核数据更精准。

 

项目费控清晰,有效节约项目成本

传统管理模式下,项目极其容易出现超预算、报销难等的管理缺陷。而使用云OA,支持以项目为核心进行预算费用管控,帮助企业节省项目支出,提高项目利润。

►事前预算管控

项目经理根据项目情况,以规范的线上流程,逐步审批确认,帮助企业构建全面、实时、智能的预算管理体系。

流程确认完成之后,自动生成项目一览表,项目经理可以实时查看了解项目预算使用情况。

►事中便捷报销

项目推进过程中,企业可以线上灵活自定义不同类别的费用报销表:采购、客户招待等。根据企业提前设置好的流程,员工随时随地可以线上提交报销。

报销过程中,使用发票助手小程序,绑定云OA系统,员工在提交报销时,无需手动填写发票信息,一键关联电子发票,报销更便捷。

报销时,可以灵活设置规则库:当超出的金额不多,在事先预设置的范围内时,还能正常报销;若金额超出过多,系统自动给出提示,项目预算不足,不予报销,提示去申请调整预算金额,帮助企业更智能费用管控。

►事后自动形成报销记录

某个项目具体报销的情况,系统会自动保存,也支持对接第三方系统,自动生成财务凭证。

根据实际费用支出情况,生成采购报表、费用报销统计报表、项目报销报表等,方便管理层实时查看,掌握企业运营状况,为企业精准决策提供数据支撑。

 

项目资料、成果资料库管理

项目结束之后,系统可以汇总项目、审批中的文档,对项目过程和所有文件进行自动的汇总和管理。

建立标准、完整的知识地图和标准化资料库体系:按项目、部门多维度进行统计,项目资料与项目流程实现联动,实时更新。

项目文档自动进行汇总形成资料库,查找方便,也避免了因人员离职而带来的企业知识资产丢失的风险。

只要找到了问题的根源,项目经理管理其实并不难,通过云OA协同办公软件,让项目组织清晰化、流程化、规范化的管控执行。

 

 

深圳市知亦行软件服务有限责任公司成立于2003年,专注于协同OA管理软件领域!提供两小时到场服务圈承诺,是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发,渠道业务为一体的软件服务商。

在华南区域有22个城市有本地化服务机构,总部设立于深圳,下辖东莞、佛山、珠海、江门、汕头、湛 江、揭阳、河源、韶关、潮州、肇庆、梅州、茂名、湛江,韶关、梅州、南宁、柳州、桂林、贺州、钦 州、河池等华南区域城市以及香港,澳门等区域。

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