本次分享的案例客户是一家工程设计咨询公司。该客户于2021年上半年选择泛微，携手泛微团队共同打造了一套覆盖公司全业务体系的协同办公管理平台。作为项目型公司，所有的业务均是围绕着客户、项目进行开展的。所以项目的进度、质量、成本是该客户业务管控的关键，如何确保公司中所有的项目能够按照公司的体系去有效执行是该客户希望通过泛微平台去解决的重点。下面一起来看一下泛微实施团队是如何通过泛微的协同办公平台来帮助客户实现其业务的管理目标：
1、无信息化系统管理：使用泛微协同管理平台前，所有办公业务都是采用线下纸质管理，效率低，追溯困难。
2、项目管理困难：随着公司的项目越来越多且项目过程数据分散，无法确保项目严格按照公司规定的执行体系执行，项目管理存在漏洞。
3、项目成本核算困难：项目数据都是通过人工核算，费时费力，容易出错，数据的及时性和准确性比较低。
4、数据分析不足：领导层看到的是汇总数据，无法及时获得有效的数据对重点项目给出及时有效的决策信息。基于以上原因，泛微实施团队经过充分调研后为客户构建了围绕客户业务管理的数字化协同办公平台。
特色应用展示
一、特色应用-项目管理
泛微的数字化办公平台，以电子化流程为驱动，借力低代码构建平台为客户灵活搭建行业特色办公应用，将客户的项目管理的全过程按照项目阶段分为项目投标阶段、合同签订阶段、项目生产阶段、项目统计阶段、后期服务阶段五个阶段进行有效管理，并且环环相扣，形成业务闭环。
1、客户信息管理
客户是项目管理的核心基础数据，所有围绕客户产生的项目、合同、生产都需要关联客户信息。所以在平台中首先构建客户管理应用，将公司所有的客户统计录入系统进行管理。后续在新建项目时，必须先新建客户才可以继续后续的业务办理，确保所有的客户信息资料都能够真实有效的收集和管理。客户信息可以手工录入，也可以通过批量导入的方式批量将客户信息一次性导入系统中。
2、投标项目阶段管理
投标项目阶段，也可以理解为是项目商机阶段，客户获得投标项目商机后，如果决定参与该项目的投标，业务员会在系统中通过流程发起“项目投标评估流程”，将项目信息进行反馈并对项目收益等信息进行分析并提交给公司相关领导进行审批。
项目投标评估流程提交后，系统自动为当前项目建立项目卡片，后续项目卡片上的内容会根据此项目的进展不断变更。同时构建项目台账将项目按照其所处阶段进行展示，领导可以随时了解售前项目在各阶段状态下(前期评估阶段、投标任务书阶段、待开标项目、中标项目、关闭)的项目清单及具体详情，并根据项目进展及时给出相关决策。
从上图可以看到与当前投标项目相关的成本信息、合同信息、核校/审查及保证金的所有信息均自动关联在当前项目的卡片上。项目过程信息一目了然。
项目评估投标流程经过相关领导审核后，同意参与投标，则要开始进入项目投标工作任务分配环节，进行投标工作准备。
保证金管理也是项目投标管理阶段的重点，利用“保证金付款申请”流程来管理保证金的支付及收回计划，并与投标项目进行关联。同时构建保证金台账，随时了解近期应归还的保证金清单，并能提醒业务和财务人员及时收回保证金款项。
3、项目合同签订阶段管理
项目中标后，进行合同签订，通过“合同审批流程”进行合同的签订审核。同时通过泛微的低代码平台为每个合同构建合同卡片和合同台账，方便合同的统一管理和查询。
4、项目生产阶段管理
合同签订后，项目进入生产阶段(勘测设计)，业务部门通过“项目设计(勘测)任务书”流程来实现项目任务的分解及任务下达工作。任务书下达后，自动形成生产项目卡片及项目台账。通过生产项目台账可以看到公司目前处在各个阶段的生产项目清单。
点击台账中的任意一行生产项目数据，即可打开对应项目的项目卡片，可以看到如下图中所示的生产项目卡片，卡片自动关联汇集显示与该生产项目所有相关的业务数据，如：“校核/审查信息”、“成本信息”、“收款信息”、“设计变更信息”、“验收信息”、“后期服务”、“归档资料”等信息。
其中：
校核/审查信息：由校核流程的数据自动写入，由专人对方案、设计及图纸进行审查并记录错误处。所有记录关联生产项目，并参与后期项目奖金核算;
成本信息：由所有的费用流程自动写入，如项目相关的差旅费、日常费用、采购付款等;
收款信息：收款信息由财务进行维护，财务收到项目款项后，关联项目维护到款款项;
设计变更信息：通过设计变更流程，记录变更记录;
验收信息：记录项目验收的所有记录和文档附件;
后期服务：记录项目档案、项目用印等记录;
归档资料：项目过程所有资料归档管理及查阅。
项目完成后，通过“项目产值分配”、“项目设计资料提供”、“项目后期服务”、“项目验收服务”流程来实现项目交付后的项目核算、资料收集上交、后期服务安排及项目验收反馈等业务的管理。所有数据都会自动归集到生产卡片上，同时也会形成各自的台账，方便领导随时查阅。
5、项目成本报表
通过泛微的数据中心的数据分析，为客户构建项目相关的成本报表，公司领导和财务可以随时查看公司所有项目的各种款项成本分析。报表中的数据来源于系统中的各项业务，随着业务变化实时更新，为高层决策提供有力支撑。
二、特色应用-餐厅管理
本案例客户的公司有自建餐厅，提供员工早、中、晚餐。在没有系统管理前会遇到如下图所示问题：
1、菜单管理
菜单统一发布，员工可实时获悉。通过泛微的低代码平台为客户构建统一的菜单管理，方便客户分类别(工作餐菜单、小份菜菜单、包厢菜单)进行菜单的录入，其中工作餐菜单按周来更新发布、小份菜菜单按日来发布并且限量供应，包厢菜单一次性导入。
2、点餐提醒
实时提醒，订餐简化方便使用。客户规定工作餐和小份菜需要提前预定，中餐需要10:30前预定，晚餐需要4:30前预定。按照客户的管理要求，在系统中配置自定义提醒，通过点击自定义提醒可以直接打开订餐流程。
3、员工订餐
采取在线预订模式，可有效控制供应量，避免浪费食物。在订餐流程中加入自动规则控制，保证每个人只点一次餐，且按照规定时间、规定数量进行点餐。
4、用餐统计
自动生成订餐台账，预定取餐查询以及月底数据统计均十分方便。
5、移动餐厅管理
电脑端所有操作均可支持在移动端使用，通过移动建模构建移动端展示页面并跟电脑端数据保持同步。
泛微实施团队通过充分调研，从本案例客户企业管理特点及业务管理易用性角度出发，为该企业量身打造了适用于客户企业管理需求的数字化协同管理平台，帮助该企业实现：
通过泛微的数字化协同办公平台，帮助客户实现了组业务条线的整合。把项目投标、项目与合同、结算、服务关联起来，形成了管理的闭环。同时业务办理过程都让流程去跑，提升业务效率同时还防止人为差错，也确保了业务过程合规、风险受控。同时还在平台中提供了如人事管理、财务管理、行政办公管理等多种管理业务，使工作更加高效规范。
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