泛微OA某检测中心业务委托、仪器设备管理案例

某企业主要承接的业务是公路、桥梁、隧道等工程的交竣工验收检测，拥有多个专业的实验室和丰富的检测设备仪器。基于客户的业务特性，所以对于检测业务的委托管理及检测相关的设备仪器的管理就成为客户业务管理中的核心重点。

　　项目背景：

该客户在选择泛微之前，已经有使用多年的业务系统。但是随着检测中心的发展，现有信息系统老化且厂家已不提供技术支持，满足不了现有需求。导致处理事项效率低下。

另外，老系统缺乏统一的消息提醒机制，无法进行移动端办公，导致处理事项不及时，工作进度缺乏有效监督，进展缓慢。

随着检测中心的业务越来越多，系统数据也越来越多，但是老系统无法进行实时的汇总统计，每次均需要人工来统计，导致数据错误频繁且效率低下，导致中心领导无法及时获得实时的汇总数据。

 

　一、业务委托管理

1、委托管理—现场委托

业务受理：当发生现场委托时，由接样员发起委托协议签订流程，填写完成后接样员打印委托协议书自动带入接样员签名，客户签约归档。

在进行委托协议签署时需要准确填写委托信息(委托类型、工程名称、委托单位、委托单位地址、联系人、联系电话、传真、邮箱、见证单位、见证人、见证号、联系方式)，上传相应委托资料并且需详细登记委托检测样品信息(样品类型、样品名称、样品单位、样品数量、试件数量、试件单位、规格型号、样品批号、厂家产地、外观及描述、试验参数及规范、费用、交付日期、样品处置方式)

 

　2、委托管理—远程委托

委托还有一种情况是客户并未到现场进行委托，而是将样品寄送过来，此时如果是新客户则由内部工作人员先登记客户信息，并为客户开通外部账号，由客户经办人在线登录系统在线发起“试验委托协议书(客户填写)”及“快递信息填报(客户填写)”，接样室收到流程确定并签订委托协议书，并且根据快递信息确认接收检验样品。

 

　3、收费管理

在委托协议流程中财务节点确认收费信息，财务填写是否收费及收费金额和说明。未收费需选择领导确认，由领导审批确认通过后也可接受委托并下发任务。

为客户建立委托收费管理台账，能方便业务人员及财务以及相关领导能直观看到每个委托的收费数据，对于目前未收费的委托到账时财务可批量修改相关收费信息：是否收费，收费金额，收费说明，完成数据的实时更新，保证保障收费数据的准确性。

 

　　二、检测样品管理

检测中心收取了委托客户寄送的样品，需要在系统详细登记样品信息，建立起样品管理台账，方便对送检样品的管理和追溯。样品登记时，系统会根据客户制定的编码规则自动生成样品编号、实现批量打印样品标签、通过流程管控自动更新领取人及样品状态等信息。

可以通过系统的批量打印功能(无需一张一张打印)在系统中打印样品标签贴在样品上，方便样品管理。

 

三、任务及检测成果管理

　1、任务管理

委托协议书根据试验明细会自动形成多条任务下发任务到生产部门。负责人可以在流程代办中实时收到任务单流程，并根据情况分配任务到具体试验人员。

通过任务下发流程自动建立任务台账，方便统计及查看任务量及金额：并可追溯到相关流程。

试验人员可看到本人负责的任务，部门负责人及领导可看到所有人的任务。

 

　2、试验报告管理

试验人员结束试验后会出具报告，报告提交给相关人员审核后接样员会出版报告给客户。同时接样员出版报告后提交也会档案管理员存档。

系统中设置好报告模板，试验人员上传报告提交审核后出版报告，其中工程名称、委托单位、委托单位地址、厂家/产地做盲样处理，在接样员出版报告自动带入(通过接口把表单字段内容及签名带入正文)，若无需签名带入可通过公文模板书签的方式带入;正文模板如图：

出版报告选择存档后，线上电子报告及原始记录会自动写入台账，线下报告放入对应档案柜以便后期调档查阅。在系统中通过创建卷案号，然后根据卷案号查找对应的盒号，与档案柜匹配。

 

四、仪器设备管理

检测中心存在大量的高价值的试验设备及仪器，所以客户对于仪器的管理十分重视。泛微实施团队通过泛微OA协同办公平台，为该客户建立仪器设备管理平台，通过台账管理并结合相关的流程实现了设备业务过程的记录和管控，从而实现设备全生命周期管理。

通过台账建立设备相关记录信息，方便后期跟踪设备使用记录及痕迹，解决设备丢失、损坏、无法定位等问题。

 

　同时：

在移动化方面，因为客户业务需要，大量的检测人员需外出，传统方式无法进行远程办公。现在客户使用范围的协同管理平台办公及业务处理，通过手机端就可实现出差、设备借用、车辆使用等移动办公，提高了工作效率，方便快捷。

在系统安全方面，配置https协议传输、USB动态令牌、动态密码、验证码、唯一身份认证，即使移动设备丢失，也不会发生帐号盗用风险。

 

泛微华南业务运营中心成立于2003年，泛微华南业务运营中心依托“泛微软件”致力于OA软件本地化的发展，提供两小时服务圈承诺，是一家专门从事OA管理软件销售和实施服务以及二次开发，渠道业务为一体的软件厂商。则契约锁是我们的战略伙伴，满足客户各类集成对接需求，为客户提供符合实际业务签署需求的电子签方案。

 

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