公文管理平台—全程电子公文的由来介绍

公文管理作为组织管理中传递信息、交流情况、商洽工作的重要工具,是组织内外日常办公不可缺少的重要应用,公文管理平台的发展历程可以从4个阶段介绍。

全程电子化公文管理--办文更智能,文事会协同更高效
  一、公文管理平台发展历程

1、第一代文档电子化:需要大量的纸张面对面办公模式,受办公地点限制,有固定时间段模式

2、第二代流转无纸化:围绕一部电脑独立的收发文,文件线下用印,碎片时间无法利用

3、第三代一体化应用:通过手机和电脑办公移动应用面窄,文事会协同难,公文规范执行难

4、新一代全程电子化:互联网+时代,数字化、智能化、移动化、实时化、便捷、人性、全面可协同

 

二、公文管理业务的核心关注点

 1、提升办理效率

公文处理的工作量大,流转涉及的组织层级多、环节也多,难以实时上传下达。

 

2、便捷移动应用

一部手机即可完成各种办文操作,领导外出外出的情况下也不耽误工作。

 

 3、规范公文形式

对于公文的拟稿与行文,不用的文种,有不同的办文规范要求。

 

 4、严谨权限与安全

严格的权限控制与安全保障要求,包括身份认证、数据保密、状况回溯等

 

 三、公文管理业务常见的困难与挑战

公文管理的困难点: 办理效率低、容易出错、文事会协同难

●已有公文系统,但缺少统一的收发文中心,通过人工操作很容易前后不连贯;

●组织层级多,流转周期长,难以进行跟踪和催办,经常超过办理时效;

●下行文一旦进入到分子公司流转,很难了解公文实际流转和执行情况;

●没有统一的模板发布、公文规范、公文归档要求,缺乏统一检索机制;

●公文处理的工作量大,缺少批量处理机制,造成公文分发和接收偶有缺失;

●领导公文审批风格差异大,难以兼容传统公文的操作处理习惯;

●办文过程中需要通过任务、会议等来实现执行的落地,难以进行持续跟踪;

●重要公文着急发,领导外出调研,等回办公室审批易误事;

●越级行文,多级报送,拟稿不规范,一再打回耽搁时间;

●……..

 

公文管理平台发展到智能化、移动化、全程电子化管理,从公文的收发文流转、签发、用印、分发、归档、统计、交换的全过程电子化管理,是一个公文拟稿一窗流转防篡改公文归档全生命周期的公文管理体系。

 

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